公司檔案管理制度[共15篇]
在社會(huì)一步步向前發(fā)展的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
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公司檔案管理制度1
第一章總則
一、目的
為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強(qiáng)公司客戶檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，即企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。
三、職責(zé)
公司銷售檔案管理由營(yíng)銷總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門(mén)。
第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法
一、客戶檔案的.內(nèi)容包括以下四項(xiàng)資料：
1、客戶基礎(chǔ)資料�？蛻艋A(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營(yíng)觀念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具體內(nèi)容見(jiàn)《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后，當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫(xiě)或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次�？蛻魴n案不及時(shí)更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規(guī)定
一、公司客戶檔案密級(jí)為機(jī)密級(jí)檔案，分級(jí)管理。公司級(jí)檔案由營(yíng)銷總監(jiān)負(fù)責(zé)管理，營(yíng)銷總監(jiān)、營(yíng)銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營(yíng)銷總監(jiān)批準(zhǔn)；部門(mén)級(jí)客戶檔案由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營(yíng)銷副總批準(zhǔn)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)；個(gè)人級(jí)客戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營(yíng)銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過(guò)審批。填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶檔案賬號(hào)提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度2
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號(hào)立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁(yè)借出。
公司檔案管理制度3
1、目的：
為加強(qiáng)檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門(mén)人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等各種檔案。
3、職責(zé)
檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對(duì)公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門(mén)設(shè)立二級(jí)檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。
行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門(mén)做好檔案管理工作，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對(duì)各部門(mén)文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。
各部門(mén)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的.電腦，由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。
人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)管理部和營(yíng)銷管理部設(shè)專人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。
各部門(mén)應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人（檔案員）。檔案責(zé)任人（檔案員）對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。
歸檔
各部門(mén)應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時(shí)移交，集中管理，任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。
歸檔范圍及管理：
各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門(mén)批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交。
各工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖，設(shè)計(jì)變更、洽商以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料，會(huì)議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
工程進(jìn)度計(jì)劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料、會(huì)議記錄，工程竣工驗(yàn)收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
各類合同協(xié)議（承包、商務(wù)、銷售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等）的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書(shū)等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
各類證件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、ic卡、貸款卡；國(guó)稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開(kāi)戶許可證等）及各類財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。
公司采購(gòu)的設(shè)備、材料說(shuō)明書(shū)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書(shū)等資料由材料采購(gòu)部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門(mén)二級(jí)檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求：
文件材料齊全完整，真實(shí)有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡。
根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷；
根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值，進(jìn)行分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫(xiě)檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。
機(jī)密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見(jiàn)，經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理（或常務(wù)副總）批準(zhǔn)，外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還，所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無(wú)他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時(shí)催還，借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機(jī)要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)外借，檔案管理負(fù)責(zé)人并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查。
借閱檔案要注意愛(ài)護(hù)和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁(yè)、圈畫(huà)、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級(jí)內(nèi)容和內(nèi)部控制事項(xiàng)的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當(dāng)事人責(zé)任。
查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時(shí)，檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。
借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責(zé)任。
職工臨時(shí)離開(kāi)公司（出國(guó)、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等）、調(diào)動(dòng)工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門(mén)要及時(shí)通知檔案部門(mén)，經(jīng)檔案部門(mén)簽字確認(rèn)已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續(xù)。
本公司保管的人事、財(cái)務(wù)、車輛等檔案只供本公司和主管政府機(jī)關(guān)查閱，不對(duì)外交流，外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
財(cái)務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財(cái)務(wù)副總同意后，由財(cái)務(wù)部指定專人陪同查閱，財(cái)務(wù)賬目不予復(fù)制，財(cái)務(wù)憑證如確實(shí)需要復(fù)制，必須在財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。
檔案保存期限及銷毀
工程項(xiàng)目竣工資料、開(kāi)發(fā)文件、設(shè)計(jì)文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價(jià)值定期銷毀。
檔案每三年鑒定一次，對(duì)超過(guò)保存期限的進(jìn)行下架、分類。
由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫(xiě)檔案鑒定與銷毀審批表。
銷毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行，同時(shí)由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽名。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，不得當(dāng)廢紙出售或作其他用。
檔案統(tǒng)計(jì)及管理要求
為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù)，要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，建立健全各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
年終進(jìn)行當(dāng)年歸檔文件匯總，并統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，分析利用率，總結(jié)檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫(kù)，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。
公司職工要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，若有泄密應(yīng)追究責(zé)任，有嚴(yán)重泄密或竊密行為者，視其情節(jié)進(jìn)行處理，并追究其刑事責(zé)任。
加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度4
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T(mén)負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書(shū)）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的'統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
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一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國(guó)不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)。
三、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對(duì)所管理的人事檔案必須逐人登記注冊(cè)。
(3)每季度核對(duì)一次檔案的分類、編目、序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊(cè)全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對(duì)私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。
(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
四、人事檔案是全面應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。
(2)自傳材料;報(bào)告?zhèn)�人有關(guān)事項(xiàng)的材料。
(3)各種鑒定;審計(jì)工作中形成的材料;
(4)各類考核、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績(jī)單、學(xué)歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，更改或姓名認(rèn)定材料等。
(6)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。
(7)表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料
(8)執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門(mén)形成的涉及個(gè)人的.材料。
(9)任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國(guó)人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門(mén)派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫(xiě)對(duì)查閱問(wèn)題，查閱日期等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。
(6)查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門(mén)負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級(jí)以上組織、人事部門(mén)介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。
六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(1)檔案要通過(guò)機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開(kāi)郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí)，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
七、凡歸檔的材料，均應(yīng)經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無(wú)缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(2)嚴(yán)禁在檔案庫(kù)吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
(4)熱愛(ài)本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
(5)堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
公司檔案管理制度6
一、總則
�。ㄒ唬槿嬖鰪�(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特?cái)M訂本制度。
�。ǘ┍局贫人傅臋n案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門(mén)建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書(shū)、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。
�。ㄈn案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
（四）企業(yè)檔案采納分級(jí)管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。
�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
�。┪飿I(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。
2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來(lái)文以及國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門(mén)等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密
關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。
3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。
4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門(mén)對(duì)企業(yè)進(jìn)行檢查的書(shū)
面及取證資料以及企業(yè)固定財(cái)產(chǎn)有關(guān)資料。
5.人事檔案資料。
6.實(shí)物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業(yè)檔案管理部門(mén)，自行保留時(shí)要注意保護(hù)完好性。
7.榮譽(yù)類檔案等其余各樣檔案資料。
�。ㄆ撸└骺蛻舴⻊�(wù)中心管理自己樓盤(pán)、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和
資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。
2.小區(qū)基本狀況資料。
（1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。
�。�2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。
�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書(shū)、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄、完工查收證明書(shū)、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。
3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書(shū)、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請(qǐng)表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時(shí)更新。
4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。
�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻舴⻊�(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。
�。�2）各部門(mén)平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書(shū)資料。
�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺(tái)賬和設(shè)備資料等。
�。�4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。
�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書(shū)、公證書(shū)、證明、報(bào)告、分戶圖等。
（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。
�。�7）各客戶服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。
5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
�。ò耍┵Y料移交前管理。
1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。
2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。
3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。
�。ň牛n案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。
1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。
2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對(duì)移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門(mén)公章。
3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。
4.對(duì)換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
�。ㄊw檔。主要有以下要求。
1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。
2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊備完好。
5.實(shí)物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。
�。ㄊ唬w檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的`管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對(duì)各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級(jí)資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。
�。ㄊn案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。
1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責(zé)辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫(huà)線、標(biāo)記等。
3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對(duì)。
4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。
�。ㄊ模┮⒁獗Ｗo(hù)業(yè)主和住戶的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫(kù)中，如需調(diào)用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫(kù)房等，一定保證有相對(duì)獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫(kù)房要相對(duì)獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等功能，庫(kù)房?jī)?nèi)和庫(kù)房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險(xiǎn)物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。
2.庫(kù)房?jī)?nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號(hào)，編制檔案資
料寄存地點(diǎn)索引。
�。ㄊ撸n案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下
1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對(duì)檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。
3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。
�。ㄊ耍n案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。
2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。
3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門(mén)的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。
1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。
2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上署名。
3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。
七、獎(jiǎng)罰
�。ǘ┢髽I(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門(mén)和個(gè)人賜予相應(yīng)表彰或獎(jiǎng)賞等。
�。ǘ唬╆P(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對(duì)檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。
�。ǘ┮蚬芾砘蚴褂貌煌�，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫(xiě)、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。
八、附則
�。ǘ┍竟芾碇贫扔善髽I(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺(jué)布之日起實(shí)行。
公司檔案管理制度7
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作效勞，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和平安。
第四條企業(yè)檔案工作承受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)視和指導(dǎo)。 中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理和方法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行以下職責(zé)：
�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
�。ǘ┙y(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；
（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、和歸檔工作；
�。ㄋ模┍O(jiān)視、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的`檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得回絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料符合標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。
第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)展平安保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)展鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)展監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建立同步開(kāi)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的效勞。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置方法》做好檔案的處置工作。 國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國(guó)有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出奉獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案喪失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)展處理。
第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶�(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
公司檔案管理制度8
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、項(xiàng)目方案、公司注冊(cè)文件、通知、通告、來(lái)往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、資料、文件、書(shū)籍、軟件。
3、機(jī)密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。
4、公司對(duì)外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復(fù)印一份存檔。
�。�2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長(zhǎng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
（5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤(pán)處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤(pán)或光盤(pán)，并存放于磁盤(pán)盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門(mén)主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無(wú)關(guān)的.檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門(mén)主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請(qǐng)主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時(shí)公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門(mén)專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門(mén)的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)保管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書(shū)面通知行政部。
3、長(zhǎng)期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門(mén)的文檔管理人員必須每季度末對(duì)借入的文件資料進(jìn)行一次核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書(shū)面通知行政部，并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無(wú)權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒(méi)有保存價(jià)值的文件銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)先報(bào)請(qǐng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時(shí)，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、題名日期、頁(yè)號(hào)等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)，必須報(bào)請(qǐng)主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。
4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對(duì)我公司檔案管理工作的檢查。
公司檔案管理制度9
為保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性、創(chuàng)造性,實(shí)行獎(jiǎng)勤罰懶的用人機(jī)制,特制定員工獎(jiǎng)懲制度:
一、獎(jiǎng)勵(lì)
(一)獎(jiǎng)勵(lì)種類
1、頒發(fā)獎(jiǎng)狀;
2、通報(bào)表?yè)P(yáng):
3、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì);
4、晉升工資或晉級(jí);
5、發(fā)放獎(jiǎng)金。
(二)獎(jiǎng)勵(lì)條件
1、對(duì)改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻(xiàn)者;
2、為用戶提供熱情、耐心、周到的.服務(wù),多次受到用戶表?yè)P(yáng)者;
3、在發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)改進(jìn)、節(jié)能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟(jì)效益者;
4、在各類報(bào)紙、雜志或?qū)W術(shù)研討會(huì)發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;
5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、及時(shí)采取措施,防止重大事故發(fā)生者;
6、控制開(kāi)支、節(jié)約費(fèi)用有顯著成績(jī)者;
7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;
8、見(jiàn)義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;
9、拾金(物)不昧,主動(dòng)上交者;
10、敬業(yè)愛(ài)崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規(guī)章制度者。
(三)獎(jiǎng)勵(lì)程序
凡符合獎(jiǎng)勵(lì)條件者,由所在部門(mén)將員工事跡以書(shū)面形式報(bào)告并填寫(xiě)?yīng)剟?lì)建議書(shū)呈報(bào)人力資源部,由人力資源部核實(shí)無(wú)誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
二、處分
(一)甲類過(guò)失,有下列行為者屬甲類過(guò)失:
1、不按公司規(guī)定著裝;
2、儀表、儀容不整;
3、不按公司規(guī)定佩戴員工證、卡;
4、不使用本崗位禮貌用語(yǔ);
5、不認(rèn)真填寫(xiě)交接班記錄;
6、當(dāng)班時(shí)間吃東西、收聽(tīng)廣播、看報(bào)紙;
7、在當(dāng)值崗位使用公司電話辦理私事;
8、在當(dāng)值崗位上吸煙;
9、丟失公司財(cái)物;
10、私自使用公司打長(zhǎng)途電話;
11、無(wú)特殊原因不按時(shí)完成上級(jí)交辦任務(wù);
12、工作時(shí)間接待私人來(lái)訪;
13、工作散漫,粗心大意;
14、無(wú)幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和活動(dòng);
15、一月內(nèi)無(wú)幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過(guò)10分鐘。
(二)乙類過(guò)失、有下列行為者屬乙類過(guò)失:
1、委托他人或代他人打鐘卡;
2、當(dāng)班時(shí)間睡覺(jué);
3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達(dá)3次);
4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶投訴時(shí),與用戶爭(zhēng)辨、吵鬧;
5、在社區(qū)內(nèi)變相賭博或從事不道德活動(dòng);
6、未經(jīng)批準(zhǔn)私自配制社區(qū)內(nèi)房間鑰匙;
7、弄虛作假,涂改單據(jù)、證明、記錄、報(bào)假學(xué)歷;
8、私自向外界泄露公司機(jī)密資料;
9、故意損壞公司或業(yè)主財(cái)物;
10、不服從領(lǐng)導(dǎo)的正確命令并在公共場(chǎng)合頂撞領(lǐng)導(dǎo);
11、超越職權(quán)范圍或違章操作,造成一定的經(jīng)濟(jì)損失;
12、工作時(shí)間消極怠工;
13、曠工一天。
(三)丙類過(guò)失、有下列行為者屬丙類過(guò)失:
1、以權(quán)謀私,敲詐勒索用戶或下屬;
2、組織及煽動(dòng)罷工、聚眾鬧事;
3、工作時(shí)間酗酒、賭博、打架;
4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;
5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶吵架,或一年累計(jì)被用戶有效投訴達(dá)3次以上;
6、偷竊公司或用戶財(cái)物;
7、玩忽職守,違反操作規(guī)程,造成重大事故或嚴(yán)重后果;
8、惡意破壞公物或他人財(cái)物,造成公司或他人重大損失;
9、當(dāng)月曠工3次或季度累計(jì)曠工7次以上;
10、不服從正常工作調(diào)動(dòng);
11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;
12、受到國(guó)家法律及治安條例處罰;
13、其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定及國(guó)家法律行為。
三、處罰種類及執(zhí)行方式
1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類過(guò)失的行為,由部門(mén)主管簽發(fā)并報(bào)人事資源部審核備案;
2、書(shū)面警告:員工重復(fù)觸犯甲類過(guò)失或首次觸犯乙類過(guò)失,將給予書(shū)警告,并扣除當(dāng)月基本工資的50%;
3、最后書(shū)面警告:員工重復(fù)觸犯乙類過(guò)失將給予最后書(shū)面警告處分,扣除當(dāng)月基本工資;
4、降級(jí)、撤職、罰款:員工違規(guī)給予書(shū)面警告外,還可以給予降級(jí)、撤職、罰款處分;
5、辭退或開(kāi)除:員工觸犯丙類過(guò)失,公司有權(quán)給予辭退或開(kāi)除處理,公司也有權(quán)對(duì)重復(fù)觸犯乙類過(guò)失、情節(jié)嚴(yán)重的員工給予辭退處分;被辭退或開(kāi)除的員工工作滿三個(gè)月的方能退還崗位培訓(xùn)押金(先處罰后補(bǔ)各種費(fèi)用);
6、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),人力資源部可直接對(duì)違規(guī)員工簽發(fā)'警告通知書(shū)'
四、處罰程序
1、員工有違紀(jì)行為,由所在部門(mén)填寫(xiě)《員工違紀(jì)警告書(shū)》,列明違紀(jì)事實(shí),提出處理意見(jiàn),經(jīng)見(jiàn)證人或違紀(jì)人簽名后,送人力資源部備案;
2、普通員工的違紀(jì)處罰,由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審批并通報(bào)部門(mén);
3、領(lǐng)班級(jí)以下的員工違紀(jì)處罰,由部門(mén)主任、經(jīng)理審批;
4、主管級(jí)以上的員工違紀(jì)處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
五、處罰的取消
員工從收到:'警告通知書(shū)'后,如能認(rèn)真改過(guò),積極工作,連續(xù)兩次考評(píng)為'優(yōu)',或因工作成績(jī)突出受到公司的通報(bào)表?yè)P(yáng),經(jīng)所在部門(mén)主管提出,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可取消原警告處分。
六、申訴
員工若對(duì)所受的處分不服,應(yīng)在三日內(nèi)書(shū)面向人力資源部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴(員工亦可向公司工會(huì)申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將對(duì)員工的申訴進(jìn)行認(rèn)真核查,并做出相應(yīng)的處理決定。
公司檔案管理制度10
公司檔案室規(guī)章管理制度（通用8篇）
在社會(huì)一步步向前發(fā)展的今天，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的公司檔案室規(guī)章管理制度（通用8篇），希望對(duì)大家有所幫助。
公司檔案室規(guī)章管理制度1
第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄(包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案室規(guī)章管理制度2
第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書(shū)、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。
公司檔案室規(guī)章管理制度3
一、目的為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司檔案室規(guī)章管理制度4
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的“業(yè)主概況表”、“業(yè)主公約”、“入住契約”、“前期服務(wù)協(xié)議”、“接房登記表”等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
公司檔案室規(guī)章管理制度5
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的`各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。
公司檔案室規(guī)章管理制度6
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1.各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1.凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2.各部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門(mén)類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對(duì)濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5.對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。
5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
公司檔案室規(guī)章管理制度7
1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號(hào)后報(bào)局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意，明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理，并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報(bào)局長(zhǎng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門(mén)辦理。
7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。
14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意，然后由局長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書(shū)要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項(xiàng)規(guī)章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統(tǒng)一管理。
18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價(jià)值。
公司檔案室規(guī)章管理制度8
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度
二.管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時(shí)填具之資料
5.客戶資料補(bǔ)充
6.客戶聯(lián)絡(luò)資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8.客戶與管理處往來(lái)文件
9.客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10.客戶維修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項(xiàng)
1.及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通;
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);
4.接聽(tīng)客戶投訴，解決客戶投訴;
5.接聽(tīng)客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
公司檔案管理制度11
1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管，按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。
4、外單位交來(lái)圖紙由各系統(tǒng)工程師核對(duì)實(shí)物，如圖紙無(wú)誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的.資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過(guò)期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對(duì)維修登記臺(tái)帳、維修單、運(yùn)行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。
公司檔案管理制度12
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。
實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。
7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的.,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;3.)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3.)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:
1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類:
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)
(八)依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門(mén)管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。
公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。
確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。
公司檔案管理制度13
第一條為了加強(qiáng)農(nóng)村檔案工作,規(guī)范村級(jí)檔案管理，服務(wù)新形勢(shì)下的農(nóng)村工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)村民委員會(huì)組織法》《中華人民共和國(guó)農(nóng)業(yè)法》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條本辦法所稱村級(jí)檔案是指村黨組織、村民委員會(huì)、村集體經(jīng)濟(jì)組織等(以下簡(jiǎn)稱村級(jí)組織)在黨組織建設(shè)、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條村級(jí)檔案工作主要包括村級(jí)組織對(duì)村級(jí)檔案進(jìn)行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。
第四條村級(jí)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、安全方便的原則。
村級(jí)組織應(yīng)將檔案工作作為村級(jí)工作的重要事項(xiàng)，健全相應(yīng)的工作制度，明確領(lǐng)導(dǎo)、健全機(jī)制、保障經(jīng)費(fèi)，確保檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和安全。
第五條村級(jí)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、檔案行政管理部門(mén)、民政部門(mén)、農(nóng)業(yè)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條村級(jí)組織應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應(yīng)當(dāng)設(shè)立專用檔案柜和檔案庫(kù)房集中管理檔案。
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有良好的政治素質(zhì)，遵紀(jì)守法，忠于職守，具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，并經(jīng)過(guò)一定的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
第七條村級(jí)組織形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)當(dāng)按照要求規(guī)范整理后歸檔，任何組織和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
縣級(jí)檔案行政管理部門(mén)可以依據(jù)《村級(jí)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見(jiàn)附件)的規(guī)定，制定符合本地實(shí)際的村級(jí)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
第八條村級(jí)檔案一般包括文書(shū)、基建項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備、會(huì)計(jì)、音像、實(shí)物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時(shí)間如下：
(一)文書(shū)類應(yīng)當(dāng)按照《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-20xx)的要求進(jìn)行整理，于次年上半年歸檔。
(二)基建項(xiàng)目類應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的'一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T 28-20xx)的有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理歸檔。
(三)設(shè)施設(shè)備類應(yīng)當(dāng)在開(kāi)箱驗(yàn)收后即時(shí)歸檔，使用維修記錄等按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行收集管理。
(四)會(huì)計(jì)類應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào))的要求進(jìn)行收集整理，在會(huì)計(jì)年度終了后于次年3月底之前歸檔。
(五)照片應(yīng)當(dāng)按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-20xx)、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個(gè)月內(nèi)將照片原圖連同文字說(shuō)明一并歸檔。
(六)電子文件應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。
(七)實(shí)物和其他門(mén)類按照檔案工作有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。
第九條檔案制成材料和裝訂材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)的要求。
第十條檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對(duì)音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。
第十一條不具備檔案安全保管條件的，應(yīng)當(dāng)將檔案交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)代為保管，村級(jí)組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。
第十二條村級(jí)組織換屆選舉后10日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)履行檔案交接手續(xù)。必要時(shí)可以在選舉前將檔案暫存鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府。村以及村民小組在設(shè)立、撤銷、范圍調(diào)整時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案妥善移交。
檔案工作人員離任時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案移交，履行交接手續(xù)，防止檔案散失。
第十三條銷毀已達(dá)到保管期限的檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定工作小組及時(shí)進(jìn)行鑒定。
鑒定工作小組由村級(jí)檔案管理人員和形成檔案的村級(jí)組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報(bào)告。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對(duì)并編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)過(guò)必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。
禁止擅自銷毀檔案。村級(jí)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。
第十四條村級(jí)檔案工作應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，配備必要的設(shè)施設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)共享。
第十五條村級(jí)檔案工作應(yīng)當(dāng)建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務(wù)。查閱檔案要遵守利用規(guī)定、履行查閱手續(xù)，不得有涂改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞村中心工作或村級(jí)組織及其成員、村民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，積極開(kāi)展檔案編研工作，如編寫(xiě)村史、村志、大事記等。
第十六條對(duì)在村級(jí)檔案工作中作出突出貢獻(xiàn)的村干部、檔案工作人員和其他組織、個(gè)人，由各級(jí)人民政府、檔案行政管理部門(mén)及相關(guān)單位給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十七條各省(自治區(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門(mén)商同級(jí)民政部門(mén)和農(nóng)業(yè)部門(mén)，可以結(jié)合本辦法和本地實(shí)際，制定實(shí)施辦法及細(xì)則。
第十八條本辦法由國(guó)家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部負(fù)責(zé)解釋。
第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。
附件：村級(jí)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件
公司檔案管理制度14
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的.正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度15
第一條 為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門(mén)、子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何部門(mén)、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管，分級(jí)查閱的原則。其中：一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé)；二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作，由各部門(mén)指定人員專（兼）職本部門(mén)的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保存財(cái)務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。
2、有關(guān)人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。
3、屬工程項(xiàng)目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門(mén)審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門(mén)可視情況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案?jìng)浒负蟀雮�(gè)月內(nèi)，把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。
4、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管，并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結(jié)的資料，但屬機(jī)密級(jí)以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、營(yíng)銷中心對(duì)外簽定的廣告、策劃合同，應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí)，即向綜合部檔案管理員移交，本部門(mén)可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，項(xiàng)目策劃與廣告，和銷售策劃方案方面的資料。
6、銷售合同的檔案管理：銷售人員在合同簽署完畢后的`第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號(hào)永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章 （按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章）后，當(dāng)日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書(shū)各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書(shū)對(duì)應(yīng)原合同編號(hào)永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對(duì)應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證，并最終將此合同移交給房管局。
7、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門(mén)可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后，將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，原則上公司應(yīng)保留兩份原件，財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)部保存原件，綜合部保存復(fù)印件（售樓合同除外）。
9、各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門(mén)自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理，屬機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個(gè)工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視情況保留復(fù)印件。
第五條 各部門(mén)、單位形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第六條 各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合部檔案室，因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。
第七條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門(mén)類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門(mén)（含部門(mén)）以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告，和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書(shū)等工程資料。
3、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。
4、各種協(xié)議書(shū)、合同書(shū)，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書(shū)。
5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。
7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。
8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。
12、國(guó)家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級(jí)主管部門(mén)、單位的來(lái)文等。
13、其他需要?dú)w檔的重要文件。
第八條 檔案在形成過(guò)程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員負(fù)責(zé)收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門(mén)資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件及時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人不得私自留存；經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存，綜合部以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門(mén)在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。
第十一條 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況，設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說(shuō)明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
第十三條 立卷應(yīng)以部門(mén)為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級(jí)印鑒，按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
第十四條 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門(mén)等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無(wú)任何金屬物。
第十五條 檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
第十六條 檔案分類與編號(hào)規(guī)則，見(jiàn)附表。
第十七條 公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門(mén)庫(kù)房，庫(kù)房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條 件，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。各部門(mén)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類編號(hào)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條 理，主次分明，存放科學(xué)。庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人，重要問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作，妥善保管，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容；檔案柜及庫(kù)房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，對(duì)檔案的機(jī)密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí)，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。
第二十二條 根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限和密級(jí)。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1、永久保存：
�。�1）公司章程；
�。�2）股東名簿；
�。�3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；
�。�4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；
�。�5）財(cái)務(wù)報(bào)表；
�。�6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；
（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；
�。�8）工程設(shè)計(jì)圖；
（9）規(guī)章制度；
�。�10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
2、10年保存：
（1）預(yù)算、決算書(shū)類；
�。�2）會(huì)計(jì)憑證；
（3）事業(yè)計(jì)劃資料；
（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。
3、5年保存：
�。�1）期滿或解除之合約；
�。�2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。
4、1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
第二十四條 檔案密級(jí)
公司檔案文書(shū)分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1、“絕密”文書(shū)含：相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。
2、“機(jī)密”文書(shū)含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書(shū)、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。
3、“密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。
4、“普通”文件含：部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
第二十五條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫(xiě)檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
第二十六條 借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批
公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。
借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可，方可借閱。
借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級(jí)檔案為三天；機(jī)密級(jí)以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書(shū)面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱無(wú)密級(jí)檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。
第三十條 綜合部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料，對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第三十一條 對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門(mén)經(jīng)理共同鑒定，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記造冊(cè)后按規(guī)定予以銷毀。
第三十二條 銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第三十三條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元—5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）。
6、泄露公司檔案機(jī)密者。
第三十四條 本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。
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