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發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀
電子郵件已經(jīng)普遍應(yīng)用于當(dāng)代社會(huì)，大大小小的事情都需要用上郵件，尤其是在職場(chǎng)，工作中發(fā)收郵件是最平常不過(guò)的事情了。發(fā)收郵件也是很有講究的哦，那么職場(chǎng)郵件禮儀有哪些呢？職場(chǎng)中如何禮貌地發(fā)郵件呢？下面跟隨小編一起來(lái)詳細(xì)了解了解吧~
發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀
1、及時(shí)回復(fù)email
收到他人重要郵件后，即可回復(fù);理想回復(fù)2小時(shí)內(nèi)(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時(shí)間太多，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集。
復(fù)雜郵件不能及時(shí)確切回復(fù)時(shí)，不要讓對(duì)方苦苦等待，及時(shí)做出相應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了并正在處理等。
2、針對(duì)性回復(fù)
當(dāng)回復(fù)問(wèn)題列表郵件時(shí)，應(yīng)把問(wèn)題單抄上，并逐一附上答案。進(jìn)行必要闡述，讓對(duì)方一次理解;避免反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3、回復(fù)認(rèn)真對(duì)待
對(duì)方發(fā)來(lái)一大段郵件時(shí)，回復(fù)字?jǐn)?shù)不能過(guò)少，“是的”、”對(duì)的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。
4、不要同一問(wèn)題蓋高樓
如果RE太多，說(shuō)明交流不暢，沒(méi)說(shuō)清楚。此時(shí)應(yīng)電話(huà)溝通后在做判斷。
5、較復(fù)雜問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法后，應(yīng)立即對(duì)討論結(jié)果小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
6、區(qū)分Reply和Reply All
如果只需一人知道，Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結(jié)論，Reply All。
如果你對(duì)發(fā)件人提出的`問(wèn)題不清楚或有不同意見(jiàn)，不要當(dāng)著所有人的面不停的RE，應(yīng)于發(fā)件人單獨(dú)溝通，有結(jié)果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。
7、主動(dòng)控制郵件往來(lái)。
8、避免將細(xì)節(jié)性討論意見(jiàn)發(fā)給top Manager，特別是可以預(yù)見(jiàn)的top Manager不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。
郵件主要功能
1、使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。
2、能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的.功。
3、充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。
關(guān)于郵件擬訂、發(fā)送原則
原則：尊重他人時(shí)間。
在職場(chǎng)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是：只把有價(jià)值的信息最快、最直接地提供給需要的人。
關(guān)于郵箱名字
如果你不用于職場(chǎng)，不用于商務(wù)信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類(lèi)的`……隨你叫什么都可以！但是用于正式商務(wù)交流，就不行。如果沒(méi)有公司統(tǒng)一的郵箱，自己的QQ、163等免費(fèi)郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡(jiǎn)歷，我建議將郵箱顯示名設(shè)置成自己的名字。因?yàn)榘l(fā)送正式商務(wù)文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰(shuí)。
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