發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀有哪些

　　發(fā)收郵件也是很有講究的哦，那么職場(chǎng)郵件禮儀有哪些呢?職場(chǎng)中如何禮貌地發(fā)郵件呢?下面是小編整理的發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀，希望對(duì)你有幫助!

　　發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀有哪些 篇1

　　發(fā)送郵件時(shí)的禮儀

　　1、及時(shí)回復(fù)email

　　收到他人重要郵件后，即可回復(fù)；理想回復(fù)2小時(shí)內(nèi)(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時(shí)間太多，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集。

　　復(fù)雜郵件不能及時(shí)確切回復(fù)時(shí)，不要讓對(duì)方苦苦等待，及時(shí)做出相應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了并正在處理等。

　　2、針對(duì)性回復(fù)

　　當(dāng)回復(fù)問題列表郵件時(shí)，應(yīng)把問題單抄上，并逐一附上答案。進(jìn)行必要闡述，讓對(duì)方一次理解；避免反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

　　3、回復(fù)認(rèn)真對(duì)待

　　對(duì)方發(fā)來一大段郵件時(shí)，回復(fù)字?jǐn)?shù)不能過少，“是的”、”對(duì)的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。

　　4、不要同一問題蓋高樓

　　如果RE太多，說明交流不暢，沒說清楚。此時(shí)應(yīng)電話溝通后在做判斷。

　　5、較復(fù)雜問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法后，應(yīng)立即對(duì)討論結(jié)果小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

　　6、區(qū)分Reply和Reply All

　　如果只需一人知道，Reply；如果發(fā)信人提出的要求需要有結(jié)論，Reply All。

　　如果你對(duì)發(fā)件人提出的問題不清楚或有不同意見，不要當(dāng)著所有人的面不停的RE，應(yīng)于發(fā)件人單獨(dú)溝通，有結(jié)果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

　　7、主動(dòng)控制郵件往來。

　　8、避免將細(xì)節(jié)性討論意見發(fā)給top Manager，特別是可以預(yù)見的top Manager不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。

　　郵件主要功能

　　1、使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。

　　2、能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功。

　　3、充當(dāng)意見不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭(zhēng)端。

　　關(guān)于郵件擬訂、發(fā)送原則

　　原則：尊重他人時(shí)間。

　　在職場(chǎng)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是：只把有價(jià)值的信息最快、最直接地提供給需要的人。

　　關(guān)于郵箱名字

　　如果你不用于職場(chǎng)，不用于商務(wù)信函，你的`郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、xx-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務(wù)交流，就不行。如果沒有公司統(tǒng)一的郵箱，自己的QQ、163等免費(fèi)郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡(jiǎn)歷，我建議將郵箱顯示名設(shè)置成自己的名字。因?yàn)榘l(fā)送正式商務(wù)文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰。

　　發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀有哪些 篇2

　　首先，發(fā)送郵件，必須要有明確的主題，不然別人會(huì)誤以為是垃圾郵件或者是不急的郵件，沒有及時(shí)查看和回復(fù)，一般主題可以是關(guān)于.....的事宜。

　　其次，郵件中必須要有稱呼和問候，一般知道名字的可以叫姓名+總/工/經(jīng)理的稱呼，不知道名字的`可以直接說某單位領(lǐng)導(dǎo)。

　　正文內(nèi)容要簡(jiǎn)潔，通俗易懂，讓人在最快的時(shí)間內(nèi)知道你想干什么，你要什么，而不是長(zhǎng)篇大論。

　　文中內(nèi)容要注意分點(diǎn)描述，如1，2，3等，而不是一句話寫到尾，要注意不要有錯(cuò)別字，讓人笑話。

　　最后，發(fā)送郵件以前要先檢查確認(rèn)，必須錯(cuò)誤和錯(cuò)漏，盡量一次性解決，還要不要發(fā)錯(cuò)郵件給別人，注意收件人號(hào)碼。文中有附件的，要有提示附件，注意查收等字樣。

　　注意事項(xiàng)

　　記得不要有錯(cuò)別字，這是最低級(jí)的錯(cuò)誤

　　發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀有哪些 篇3

　　1、郵件標(biāo)題

　　正式郵件，甚至所有的郵件，都應(yīng)該寫標(biāo)題。而且標(biāo)題一定要概括郵件的內(nèi)容。標(biāo)題就是郵件的臉，這張臉應(yīng)該讓收件人一看就知道郵件內(nèi)容大概是什么，該如何處理。

　　2、簡(jiǎn)潔大方的格式

　　正文內(nèi)容一定要簡(jiǎn)潔大方。字體顏色用黑色，字體用宋體，大小適中。杜絕花里胡哨的顏色和字體。

　　3、邏輯清晰的正文

　　首先是稱呼：尊敬的`XX，見信好！或者是尊敬的XX，您好！然后分段闡明內(nèi)容。每段內(nèi)容不宜太多，不要有多余的廢話。要使用簡(jiǎn)答此，避免使用復(fù)雜詞（尤其是英語郵件中）

　　4、良好的回信習(xí)慣

　　容易被忽視的是收到郵件后的禮儀。收到郵件要盡快回復(fù)。

　　發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀有哪些 篇4

　　【關(guān)于主題】

　　主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

　　2．標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。

　　3．最好寫上來自xx公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

　　4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

　　5．一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

　　6．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“x !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

　　7．回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

　　8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　【關(guān)于稱呼與問候】

　　1． 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

　　【關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫】

　　2． Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

　　最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“�！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

　　【正文】

　　1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

　　若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

　　Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。

　　2. 注意Email的論述語氣

　　根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！

　　3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

　　這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的'，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

　　對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。

　　8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

　　Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在－:)

　　【附件】

　　1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

　　2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

　　3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

　　4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

　　6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，

　　【語言的選擇和漢字編碼】

　　1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

　　英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

　　2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

　　如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

　　3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。

　　你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

　　4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體

　　中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情；也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。

　　【結(jié)尾簽名】

　　每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

　　1. 簽名信息不宜過多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。

　　2. 不要只用一個(gè)簽名檔

　　對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

　　3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。

　　字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

　　【回復(fù)技巧】

　　1. 及時(shí)回復(fù)Email

　　收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記�。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

　　當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

　　3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字

　　對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

　　4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

　　如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

　　5．要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

　　如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情 。如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！

　　6. 主動(dòng)控制郵件的來往

　　為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

　　【正確使用發(fā)送，抄送，密送】

　　要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

　　1． To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

　　2． 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

　　3． 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。

　　4．TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

　　5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

　　6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

　　在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要 還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

【發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀有哪些】相關(guān)文章：

有哪些職場(chǎng)禮儀是要注意的12-26

有哪些職場(chǎng)禮儀是要注意的（優(yōu)）02-20

訪客時(shí)的基本禮儀有哪些02-21

泡茶要注意哪些禮儀06-06

乘車要注意哪些禮儀06-03

用餐時(shí)要注意的禮儀通用07-07

中餐宴請(qǐng)用餐時(shí)的禮儀細(xì)節(jié)有哪些06-05

與人交談要注意哪些禮儀-個(gè)人禮儀06-05

拜訪朋友要注意哪些禮儀05-31