合同管理內部的控制制度（通用10篇）

　　在人們的法律意識不斷增強的社會，合同的法律效力與日俱增，簽訂合同可以使我們的合法權益得到法律的保障。那么相關的合同到底怎么寫呢？以下是小編整理的合同管理內部的控制制度，歡迎閱讀與收藏。

　　合同管理內部的控制制度 1

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司經濟合同管理，保障公司合法權益，預防合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《民法通則》等國家有關法律法規(guī)、制定本制度。

　　第二條 本制度所稱合同是指公司與自然人、法人及其他組織設立、變更、終止民事權利義務的合同或協(xié)議。

　　第二章 合同管理部門及職責

　　第三條 本公司合同管理實行專門管理和承辦部門管理相結合的原則，由公司辦公室對公司所有合同進行專門管理，公司內部承辦部門設專人負責合同的管理工作。

　　第四條 辦公室合同管理的職責：

　　（一）負責擬定本公司的合同管理制度并組織實施；

　�。ǘ�）組織制定本公司的標準合同文本；

　�。ㄈ�）參與本公司特殊合同、重大合同的可行性研究、談判和文本起草工作；

　�。ㄋ模�對合同的合法性、有效性進行審查；

　�。ㄎ澹┍O(jiān)督、檢查、考核合同的履行情況；

　�。�六）參與處理合同糾紛、合同爭議的協(xié)調工作；

　�。ㄆ撸┴撠熀贤�的保管、歸檔工作；

　�。ò耍┴撠煂�合同承辦部門進行業(yè)務指導，對相關人員進行法律知識培訓。

　　第五條 承辦部門合同管理職責：

　�。ㄒ唬┴撠熀贤�相對方資信情況、履約能力的調查；

　�。ǘ�）負責所承辦合同的'談判；

　�。ㄈ�）負責按照本公司標準合同文本起草合同；

　�。ㄋ模┴撠熀贤�的履行，解決履行中出現(xiàn)的問題；

　�。ㄎ澹┌磿r向公司辦公室提交與合同有關的資料。

　　第六條 公司對外簽訂合同協(xié)議應當由法定代表人（或公司章程等文件規(guī)定能夠代表企業(yè)行使職權的主要負責人）或其授權的人簽章，同時加蓋公司印章或合同專用章。

　　授權簽章的，被授權人應在授權委托的范圍內簽訂合同，超越權限范圍所簽訂合同無效。

　　第七條 嚴格履行合同審批制度，所有合同由承辦部門起草合同文本，交由公司辦公室審核，辦公室審核通過后交由分管副總經理審批，最后交由董事長批準。特別重大的合同由董事會審議后交股東大會批準。

　　第三章 合同編制與審核

　　第八條 公司根據(jù)對市場情況的分析和了解，合理選擇合同對方。

　　第九條 在正式簽訂合同前，應先對合同對方進行資格審查，主要審查以下幾方面：

　�。ㄒ唬�對方是否具有主體資格；

　�。ǘ�）對方是否具有履約能力；

　　（三）對方技術和質量指標保證能力；

　�。ㄋ模�對方市場信譽、產品質量等

　　對審查未通過的，不得與之簽訂合同。

　　第十條 公司對外簽訂合同一般由公司起草合同文本，重大合同或特殊合同的起草，公司可聘請法律專業(yè)人員參與。

　　由對方起草合同協(xié)議的，公司承辦部門和辦公室應進行認真審查，確保合同條款內容準確反映公司訴求。

　　公司也可選用國家或行業(yè)示范合同文本，在選用時，對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)企業(yè)的實際需要進行修改。

　　第十一條 實行合同會審制度，由公司辦公室組織召集有合同條款涉及的部門人員參加，對合同進行會審，其審核要點是：

　�。ㄒ唬┙洕�性。合同協(xié)議內容符合企業(yè)的經濟利益。

　�。ǘ�）可行性。簽約方資信可靠，有履約能力，具備簽約資格；資金來源合法，擔保方式可靠，擔保資產權屬明確。

　�。ㄈ�）嚴密性。合同協(xié)議條款齊備、完整，文字表述準確，附加條件適當、合法；合同協(xié)議約定的權利、義務明確，數(shù)量、價款、金額等標示準確；合同協(xié)議有關附件齊備，手續(xù)完備。

　�。ㄋ模┖戏ㄐ�。合同協(xié)議的主體、內容和形式合法；合同協(xié)議訂立的程序符

　　合規(guī)定，會審意見齊備；資金的來源、使用及結算方式合法，資產動用的審批手續(xù)齊備。

　　第十二條 公司對外銷售產品擬定的銷售格式合同，簽約人員不得更改合同的條款和內容。

　　第四章 合同訂立控制

　　第十三條 公司正式訂立的合同協(xié)議，除即時清結外，應當采用書面形式，包括合同書、補充協(xié)議、公文信件等。

　　因情況緊急或條件限制等原因未能及時簽訂書面形式合同的，應當在事后辦理補簽手續(xù)。

　　第十四條 公司正式訂立的合同，除小型物料采購合同外，一般應留存三份以上的合同正本，一份由公司辦公室存檔，一份由公司財務部據(jù)以辦理結算，一份由承辦部門保管和履行。

　　第十五條 經公司審核同意簽訂的合同，應由公司辦公室蓋章和編號，統(tǒng)一登記管理。未經審核或手續(xù)不全的合同、協(xié)議，辦公室應當拒絕蓋章。

　　第十六條 對于重要合同協(xié)議，原則上應當與合同對方當事人當面簽訂。對于確需企業(yè)先行簽字并蓋章，然后寄送對方簽字并蓋章的，應當在合同協(xié)議各頁碼之間加蓋騎縫章。

　　第十七條 根據(jù)規(guī)定有些合同需要經過批準、登記、公證后才能生效的，應及時辦理有關手續(xù)。凡涉及公司商業(yè)秘密的合同，有關知情人應注意保守秘密，不得以任何形式泄露。

　　第五章 合同履行控制

　　第十八條 合同簽訂后，公司應積極履行合同規(guī)定的義務，并享有合同規(guī)定的權利。

　　合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同對方可能發(fā)生違約、不能履約、延遲履約等行為的，或公司自身可能無法履行或延遲履行合同的，應當及時采取措施，并向公司總經理報告。

　　第十九條 已經訂立的合同，如果發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或對方有欺詐行為等情形，已經或可能導致公司利益嚴重受損，合同承辦部門應當及時向公司總經理報告，并采取合法有效措施，制止危害行為的發(fā)生或擴大。必要時可以請

　　求仲裁機構或人民法院對原合同予以變更或解除。

　　第二十條 公司財務部門應當根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結算業(yè)務。凡未按合同條款履約的，財務部門有權拒絕付款。

　　第二十一條 在合同執(zhí)行中如對方發(fā)生違約情形，應按合同條款的有關規(guī)定收取違約金，給公司造成損失的，應要求對方賠償損失，并可申請人民法院采取財產保全措施。

　　如果由于公司自身原因造成違約情形，合同承辦部門應向公司負責人報告，并與合同對方進行協(xié)商處理。

　　第二十二條 合同在實際履行過程中如果發(fā)生糾紛，合同承辦人員應當及時向公司負責人報告，公司在規(guī)定的訴訟時效內與對方協(xié)商談判。

　　經雙方協(xié)商達成一致意見的，應當簽訂書面協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權人簽字并加蓋單位印章后生效。

　　合同糾紛經協(xié)商無法解決的，依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

　　第六章 合同歸檔管理

　　第二十三條 建立合同管理檔案，對已簽訂的合同要逐份進行分類、編號、登記，并裝訂成冊。

　　第二十四條 合同簽訂完畢，合同承辦人要在三個工作日內將合同有關材料（如：合同文本、合同會審記錄、審批文件、合同補充協(xié)議、合同變更等與合同有關的資料），交給公司辦公室進行統(tǒng)一管理。

　　第二十五條 對已執(zhí)行完畢的合同要注明“存檔”標記，并注明日期，按檔案管理規(guī)定進行歸檔。

　　第二十六條 合同的保管期限為長期保存。

　　第七章 附則

　　第二十七條 本制度由公司辦公室負責解釋。

　　合同管理內部的控制制度 2

　　一、合同管理業(yè)務概述

　　(一)合同管理的定義

　　合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。學校合同一般指經濟合同，是以學�；驅W校授權的職能部門為主體，與其他平等主體的自然人、法人及其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系所訂立的書面協(xié)議。

　　學校合同主要包括采購合同、工程合同、科研項目合同、合作辦學合同、對外投資合同、成果轉讓合同、租賃合同、借款合同、財產保險合同等。

　　(二)合同管理的目標

　　1.確保合同管理的規(guī)范性

　　完善合同管理體制，明確單位合同歸口管理部門。對單位的合同事務實行審核把關、統(tǒng)一管理，確保簽訂合同的格式、內容合法合規(guī)。符合單位利益。

　　2.確保合同執(zhí)行的規(guī)范性

　　建立完善訂立合同的授權審批制度。單位各部門和個人對外簽訂合同應經過合法授權，不簽訂超出有關規(guī)定范圍的合同，加強合同訂立的審核把關。

　　3.確保合同審查的規(guī)范性

　　對合同對方主體資格進行充分調查，確保對方具有履約資格和能力，減少合同違約風險。

　　4.確保合同監(jiān)督的規(guī)范性

　　加強合同股行的監(jiān)控，建立合同糾紛處理機制，合理解決合同履行中出現(xiàn)的各項糾紛，確保單位利益不受損失。

　　5.確保合同評價的規(guī)范性

　　建立合同評價制度，對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，以便改進不足，促進合同管理水平的提高。

　　二、合同管理業(yè)務風險概述

　　學校的合同業(yè)務應重點關注以下風險：

　　(一)合同管理體制不健全，未明確合同管理的歸口管理部門及職責，審批程序不清晰，導致合同管理混亂，可能會出現(xiàn)擅長以學校名義與對方簽訂合同或擅自修改合同內容的問題，造成學校經濟利益受損；

　　(二)對合同對方的主體資格、資信狀況、履約能力未作調查，或在合同調查過程中對對方當事人的主體資格、資信狀況、履約能力作出不當評價，可能會導致合同無效或引發(fā)潛在的風險；

　　(三)合同內容違反國家法律法規(guī)和政策規(guī)定，合同內容和條款不完備、不嚴密、不合理或文字表述不清，可能導致重大誤解或造成學校經濟損失；

　　(四)在合同履行過程中，未能及時發(fā)現(xiàn)已經或可能導致學校利益受損情況，或未能采取有效措施制止；

　　(五)合同生效后，對合同條款未明確約定的.事項未及時協(xié)議補充，導致合同無法正常履行，或合同變更未經相應的審批程序，導致合同變更行為不當或無效；

　　(六)未建立合同糾紛處理的有效機制，糾紛處理不當，可能導致學校利益受損；

　　(七)合同保管不當，導致合同丟失或無法履行；泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密，導致學�；驀�家利益受損。

　　三、合同管理業(yè)務職責

　　(一)合同綜合管理服務機構

　　黨委辦公室、校長辦公室(以下簡稱“黨辦、校辦”)下設政策研究與法律事務中心(以下簡稱“法律事務中心”)，作為學校合同事務的綜合管理服務機構，在合同事務中主要履行以下職責：

　　1. 建立健全學校合同管理的基本規(guī)章制度； 2. 對重大合同文本進行法律風險評估，并出具法律意見；

　　3. 對二級單位合同管理事務提供必要的法律咨詢服務； 4. 指導協(xié)助合同承辦單位處理合同法律糾紛，必要時根據(jù)學校授權，代表學校處理因合同糾紛而產生的仲裁或訴訟案件；

　　5. 對本部門的合同審查記錄進行備案、歸檔； 6. 負責全校合同的目錄備案。

　　法律事務中心對重大合同文本進行法律風險評估，學校聘請法律顧問，協(xié)助法律事務中心對合同文本進行法律風險評估及處理合同糾紛。

　　(二)合同歸口管理部門

　　學校授權相關職能部門作為特定類型合同的歸口管理部門。合同歸口管理部門在合同管理中主要履行以下職責：

　　1.根據(jù)需要制定完善本部門合同管理的細則及流程 2.對合同承辦單位提交的合同進行審批； 3.根據(jù)需要組織合同評審、落實評審意見；

　　4.監(jiān)督合同承辦單位行使合同權利、履行合同義務； 5.指導協(xié)助合同承辦單位處理合同法律糾紛； 6.對歸口管理范圍內的合同進行備案歸檔； 7.業(yè)務范圍內的其他事項。

　　(三)合同承辦部門

　　合同承辦單位一般應為合同內容所涉及的學校二級單位，是合同管理的直接責任單位。主要履行以下職責：

　　1.負責合同的可行性論證，審查合同相對方的主體資格，必要時對其資信能力、履約能力等進行審查，包括但不限于以下方面：

　�、俸贤�相對方為自然人的，應重點核查其有效身份證明； ②合同相對方為法人的，應核查其名稱、資質、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人證書、經營范圍和方式等內容，重點核查擬定的合同標的是否與其營業(yè)執(zhí)照核定的業(yè)務范圍一致以及營業(yè)執(zhí)照的年限及年檢情況；

　�、酆贤�相對方委托代理人訂立合同的，應當核查其授權委托書中

　　載明的代理事項、權限和代理期限是否明確、有效； ④合同相對方的資信狀況應當通過核查其銀行資信證明、資產負債表、征信記錄等能夠證明其資信的有關文件進行確定；

　�、莘�律規(guī)定或履行合同必備的資質證明，以及合同歸口管理部門要求提供的其它證明文件。

　　1.負責合同的洽談和文本起草；根據(jù)法律事務中心或合同歸口管理部門的審核意見，修改合同文本；

　　2.代表學校行使合同權利、履行合同義務；3.妥善保存合同執(zhí)行過程中的相關合同文件和材料；4.定期、不定期向合同歸口管理部門匯報合同執(zhí)行情況；

　　5.及時向歸口管理部門匯報合同執(zhí)行過程中學校及合同相對方預期和已發(fā)生的違約等情況；

　　6.處理合同糾紛；

　　7.處理合同履行后的遺留問題。

　　(四)合同審計與監(jiān)督部門

　　審計室依職權和工作規(guī)程進行合同審計，監(jiān)督涉及資金往來合同的執(zhí)行程序、履行情況等是否符合國家法律法規(guī)、學校規(guī)章制度及合同約定。

　　合同管理內部的控制制度 3

　　為維護學校合法權益，提高辦學效益，促進學校改革和發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國合同法》以及有關法律法規(guī)的規(guī)定，結合學校實際，特制定本管理制度。

　　學校合同管理的指導思想：貫徹執(zhí)行國家法律的規(guī)定，循序漸進與順勢而為相結合，集權與分權相結合。

　　一、學校合同管理的目標：加強監(jiān)督管理，規(guī)范學校合同行為，努力做到低成本控制、低風險運行，高起點定位，高效率管理，確保學校事業(yè)健康發(fā)展。

　　二、學校實行統(tǒng)一領導，分級管理，分類運行，責任到人，全面監(jiān)督的合同管理體制。

　　三、學校可根據(jù)合同承辦部門的需要，聯(lián)系法律專家參加合同的起草、修改和審核重大合同，參與重大合同談判、合同糾紛的調解、仲裁、訴訟等活動，并根據(jù)具體法律服務明確雙方相應的'權利、義務和費用。

　　四、校長負責學校合同綜合管理，負責協(xié)調合同承辦部門的合同管理工作。

　　合同管理內部的控制制度 4

　　第一章總則

　　第一條為了加強對合同的管理，明確工作職責和管理權限，維護合同的合法性和嚴肅性，依據(jù)《中華人民共和國合同法》及其他相關法規(guī)的規(guī)定，結合公司的實際情況，特制定本制度。

　　第二條本制度所稱的合同，是指公司與其他法人、自然人或組織之間采取書面形式訂立的，具有法律約束力的合同、協(xié)議、備忘錄及有關修改前述文件的文書、圖表、傳真等各類合同文件，以及具有合同性質的意向書、協(xié)議書等其他書面文件。

　　第三條本制度所稱的合同管理，是指公司及公司職能部門依法訂立、變更、解除、轉讓、履行、終止以及審查、監(jiān)督、歸檔、控制等一系列管理行為的總稱。

　　第四條本制度適用于以本公司名義所簽定的一切合同、協(xié)議、以及相關的要約、承諾等法律文書。

　　第二章合同管理機構和職責

　　第五條公司合同管理采取歸口管理與分類負責相結合的形式：

　�。ㄒ唬┕�司行政人力資源部是公司合同管理的歸口部門，并負責所有外簽合同的歸檔和保管；同時，負責與行政及人力資源相關合同的管理和簽訂；

　�。ǘ�）公司合同成本部根據(jù)經營部招投標情況，負責工程施工合同及內部承包合同的管理和簽訂，以及對外所有工程合同的歸檔、保管、傳遞、報批；

　　（三）公司其他職能部門依據(jù)本部門工作職責，負責相應合同的管理和簽訂，并報行政人力資源部存檔。

　　第六條合同管理職責

　�。ㄒ唬┞毮懿块T職責：

　　1、指定專人保管合同文本，未經公司（執(zhí)行）總經理或分管副總書面同意不得擅自借出；

　　2、貫徹執(zhí)行國家有關合同及合同管理的法律、法規(guī)等有關規(guī)定；

　　3、參與管轄范圍內合同的論證、起草、談判和簽訂工作；

　　4、對管轄范圍內合同履行情況進行監(jiān)督和指導。

　�。ǘ�）合同管理人員職責：

　　1、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂、變更、解除合同；

　　2、檢查合同履行情況，制止不合法律規(guī)定的合同行為；

　　3、負責登記合同臺帳，建立合同檔案；

　　4、依法參與合同糾紛的調解、仲裁、訴訟活動等。

　　第七條合同談判必須有公司領導（或授權）、相關部門負責人及有關人員至少2人以上共同參與，個人不得直接與對方談判合同。

　　第三章合同簽訂與審核

　　第八條合同正式簽訂前，必須依據(jù)《合同審批表》（附后）由公司領導、相關職能部門經理、法律顧問等，依其工作職責對合同文本進行評審，共同做好合同管理工作。

　　第九條合同采用書面形式。根據(jù)種類和內容盡量選用工商管理部門規(guī)定的示范、推薦文本；如不適用可自行擬定合同，擬定合同原則上應具備以下條款：

　�。ㄒ唬┊斒氯说拿�稱或者姓名和住址；

　　（二）標的；

　�。ㄈ�）數(shù)量；

　�。ㄋ模┵|量；

　�。ㄎ澹﹥r款或者報酬；

　　（六）履行期限、地點和方式；

　�。ㄆ撸┻`約責任；

　�。ò耍┙鉀Q爭議的方法；

　　（九）其他約定事項等

　　第十條除合同履行處在我方所在地外，簽約時應將協(xié)議、合同寫入由我方所在地人民法院管轄。

　　第十一條合同的簽訂必須審查對方當事人的主體資格、資信情

　　況、履約能力，《法定代表人身份證明書》、《授權委托書》、《營業(yè)執(zhí)照》等有關文件，對方資信不明的，應要求對方提供相應的擔保，否則不能與之簽訂合同。

　　第十二條合同必須由公司法定代表人或者授權的委托代理人簽訂，其他人員無權辦理：

　�。ㄒ唬┪�托代理人簽訂合同的，原則上須由法定代表人簽發(fā)《授權委托書》，加蓋公司公章。

　�。ㄒ唬┪�托代理人代表公司簽訂合同，必須在授權范圍及期限內行使代理權，禁止越權代理，否則所簽訂的合同無效。

　�。ㄈ�）委托代理人履行如下職責：

　　1、在授權范圍內負責談判和簽訂合同；

　　2、對簽訂的合同的可行性、真實性、有利性負責；

　　3、對須報請上級審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負責；

　　4、對簽訂的合同的全面履行具體負責；履行中發(fā)現(xiàn)問題應及時上報，并負責妥善處理合同糾紛或協(xié)助有關部門處理；

　　5、保管本人簽訂和負責履行的合同的一切資料，合同履行后應及時將資料送交行政人力資源部歸檔保管。

　�。ㄋ模�《授權委托書》只限本人在簽訂合同時使用，不得涂改、轉借和代作他用。

　�。ㄎ澹┪�托代理人因工作調動或退休的，法定代表人應責成行政人力資源部及時收回《授權委托書》。

　　（六）委托代理人實施損害本單位合法權益的行為或不再適宜擔任委托代理人的，法定代表人有權隨時終止委托代理關系。

　　第四章合同的履行、變更、解除和糾紛的處理

　　第十三條合同生效后應當全面履行。合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規(guī)定為準，沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)等為準。

　　第十四條合同管理部門要適時了解合同履行情況。如合同不能

　　履行，應依法及時采取措施，避免或減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時，應當及時以書面形式通知對方，并妥善保存有關資料和證據(jù)。

　　第十五條發(fā)現(xiàn)對方不履行或不完全履行合同時，合同管理和執(zhí)行部門除書面催促對方繼續(xù)履行外，應當立即將對方情況及時報告公司分管領導或執(zhí)行總經理，以便采取相應措施。

　　第十六條有確切證據(jù)證明對方有下列情況之一的，須及時向公司領導報告或提出中止合同履行：

　　（一）經營狀況嚴重惡化；

　�。ǘ�）轉移財產、抽逃資金以避免債務；

　�。ㄈ�）喪失商業(yè)信譽；

　　（四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情況；

　�。ㄎ澹┢渌麌乐剡`約導致合同無法正常履行等。

　　對中止履行合同的，應當及時通知對方。中止履行后對方在合同期限內未恢復履行能力的，可以依法解除合同。

　　第十七條當事人可以依法變更合同：

　�。ㄒ唬┊斘曳叫枰�變更合同時，應書面通知對方，說明理由并取得對方同意，簽訂變更協(xié)議。

　�。ǘ�）對方要求變更合同時，如果同意變更亦應簽訂變更協(xié)議；如果不同意變更，應立即書面通知對方。因變更合同造成我方損失的，應當向對方提出索賠。

　　第十八條當事人可以依法解除合同。

　　（一）當需要解除合同時，應書面通知對方并說明理由。

　�。ǘ�）當接到對方要求解除合同的通知時，應立即回復對方，表明我方意見。因解除合同造成我方損失的，應向對方提出索賠。

　　第十九條發(fā)生合同糾份的，應按我國《合同法》等有關法律法規(guī)和本制度規(guī)定妥善處理。

　　第五章合同檔案管理

　　第二十條合同檔案的范圍包括合同文本、與合同有關的資信狀

　　況調查、談判紀要、意向書、公證書、擔保書、授權委托書、往來文書、信函、電報、傳真、電話記錄、視聽資料、圖形、照片以及其它各種相關憑證等。

　　第二十一條歸檔的書面合同及附件，由公司行政人力資源部和合同管理部門保存原件；其他相關部門原則上提供復印件，特殊情況需要原件的須于合同簽訂前告知合同簽訂部門。

　　第二十二條合同訂立后，須于10日內完成對合同文本和有關材料的整理和立卷工作，并妥善保管，防止丟失損毀；在合同履行完畢10日內，負責將合同文本及有關材料的卷宗歸檔保管。

　　第二十三條合同檔案管理其他規(guī)定：

　�。ㄒ唬┖贤�管理員負責統(tǒng)一編號、裝訂和存檔，合同承辦人員不得私自保管合同文本及有關資料。

　　（二）一般合同檔案保存為10年，重大合同檔案應當永久保存。

　�。ㄈ�）借閱和復制合同檔案必須按規(guī)定辦理手續(xù)，嚴防丟失。

　　（四）未經審核或未按審核意見修改的合同，不得送交法定代表人或委托代表人簽字，印章管理部門不得蓋章，財務部不得撥款結算。

　　第六章合同印章管理

　　第二十四條合同印章主要指公司印章和合同專用章，部門和項目部印章未經授權一律不準對外簽訂合同，否則將按違規(guī)違法行為追究相關人員責任。

　　第二十五條合同專用章僅限于簽訂合同使用，并由公司授權行政人力資源部統(tǒng)一刻制、編號和管理，嚴禁員工私自刻章和使用。

　　第二十六條公司行政人力資源部應當在法定代表人或其授權委托代理人簽字批準的.正式合同文本上用印。未按規(guī)定進行審核和未經法定代表人或其授權的委托代理人簽字批準的合同不得用印。

　　第二十七條嚴格執(zhí)行先簽字后蓋章制度，禁止在空白合同用紙或其它空白紙上加蓋合同專用章，特殊需要的應當經法定代表人批準，并由合同管理員登記、編號、回收，嚴防丟失。

　　第二十八條合同印章原則上不得攜帶外出使用。確因工作需要，

　　必須帶合同專用章到異地使用的，應當由借用人員填寫《合同專用章借用登記審批表》，經法定代表人簽字批準方可辦理。合同印章借用完畢，應當按時交回行政人力資源部。

　　第二十九條對于違反本制度使用印章的，按有關規(guī)定追究主要負責人和直接責任人員的責任，并承擔相應的經濟、法律責任。

　　第七章合同監(jiān)督檢查

　　第三十條合同監(jiān)督檢查是促進企業(yè)管理工作規(guī)范化的重要手段，公司領導要組織有關人員定期、不定期檢查并考核合同成本部合同管理情況，確保合同依法訂立和順利履行，防范合同糾紛

　　第三十一條合同監(jiān)督檢查的主要內容有：

　�。ㄒ唬┖贤�管理制度實施情況；

　�。ǘ�）合同管理臺帳及檔案建立情況；

　�。ㄈ�）合同簽訂與履行情況；

　�。ㄋ模┖贤�糾紛處理情況；

　　（五）合同管理人員的教育培訓情況等。

　　第三十二條履行監(jiān)督檢查職責時，受檢查部門要如實提供與檢查事項有關的資料，并對有關檢查事項涉及的問題作出解釋和說明。

　　第三十三條公司根據(jù)檢查情況，有權對受檢查部門作出如下處理：

　�。ㄒ唬�對在訂立、履行合同和合同管理工作中，違反本辦法造成經濟損失部門和個人，追究其相應的責任；

　�。ǘ�）對在合同管理工作中存在問題的部門和個人，給予通報批評或相應經濟處罰及行政處分；

　�。ㄈ�）對在合同管理工作中成績顯著或為企業(yè)避免、挽回經濟損失的單位和個人，按有關規(guī)定給予表彰或獎勵。

　　第八章附則

　　第三十四條本制度自公布之日起試行，解釋權歸公司行政人力資源部。

　　合同管理內部的控制制度 5

　　1、目的

　　對合同進行有效控制，確保各類經濟合同能有效實施。

　　2、適用范圍

　　適合本院各部門簽訂的合法、有效的經濟合同文本及其相關資料，與合同事宜有關的`往來信件、電報、電話記錄、圖表等。

　　3、職責

　　分院負責一般的合同文本的管理及送交上級主管部門備案。重要合同由綜合辦公室管理。

　　4、工作程序

　　4．1合同的分類

　　a．地質勘查合同b．施工合同c．儲量檢測合同

　　d．物探合同e．測繪合同g．內部合同h。其它外涉合同

　　4．2合同的簽定、管理和使用

　　4．2．1本院合同由分院、綜合辦公室統(tǒng)一管理。

　　4．2．2凡行業(yè)主管部門有規(guī)定的，一律使用規(guī)定的合同文本。

　　4．2．3對外簽定合同，必須是院長或其授權人，授權必須辦理書面手續(xù)。

　　4．2．4合同用印必須經院長或其授權的院領導批準，填寫《合同用印登記表》HBKJ/QR042301.01。

　　4．2．5合同地辦理完全手續(xù)后，退回本院不得少于一式三份，使用正式文本的為：合同執(zhí)行單位、財務部、存檔，其他使用處為復印本。

　　4．2．6屬于合同內容的相關文件，與合同文本在存檔處保存。

　　4．3合同專用章

　　綜合辦公室負責合同專用章的管理。凡是外出簽定合同需帶合同專用章時承辦人員需辦理批準手續(xù)，填寫《合同專用章使用及外攜登記表》HBKJ/QR042301.02。

　　4．4本院合同文本及合同專用章一律不得向私人借用，違者追究經辦人責任。

　　5、質量記錄

　　5．1《合同用印登記表》HBKJ／QR042301．01

　　5．2《合同專用章使用及外攜登記表》HBKJ／QR042301．02

　　合同用印登記表

　　HBKJ／QR042301．01

　　序號日期合同編號合同名稱合同使用部

　　門及承辦人經辦人批準人備注

　　合同專用章使用及外攜登記表

　　HBKJ／QR042301．02

　　序號日期合同名稱建設單位

　　名稱合同專用章使用部門及承辦人經辦人批準人

　　合同管理內部的控制制度 6

　　為加強經濟合同管理，減少失誤，提高經濟效益，根據(jù)《合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定，結合實際情況，制訂本制度。

　　1、經濟合同的簽訂

　　簽訂經濟合同，必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定，本著"重合同、守信譽"的原則。

　　對外簽訂經濟合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。

　　簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經濟合同，確保所簽訂合同有效、有利。

　　簽訂經濟合同，必須貫徹"平等互利、協(xié)商一致、等價有償"的原則和"價廉物美、擇優(yōu)簽約"的原則。

　　經濟合同除即時結清者，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一的經濟合同文本。

　　合同對方當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。

　　2、合同內容應注意的主要問題

　　(1)部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。

　　(2)正文部分，注意：產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產品等;技術質量要求要明確、具體;數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等;運輸方式及運費負責應具體明確;交(提)貨期限、地點及驗收方法應明確;價金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導價、市場調節(jié)價;違約責任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。

　　(3)結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章，不得使用財務章或業(yè)務章等不合格印章;注明合同有效期限。

　　簽訂經濟合同，除合同履行地在我住所地外，簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在區(qū)人民法院管轄。

　　簽訂購貨合同應以現(xiàn)貨為主，并堅持以銷定進原則;付款盡可能采用托收承付，如需預付貨款或定金的按規(guī)定辦理。簽訂購貨合同應以現(xiàn)款為主，不準賒銷。

　　任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂經濟合同假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。

　　3、經濟合同的審查批準

　　經濟合同的正式簽訂前，必須按規(guī)定上報單位主要負責人審查批準后，方能正式簽訂。

　　4、經濟合同審查的要點

　　(1)合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規(guī)定;當事人的意思表地是否真實、一致，權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規(guī)定。

　　(2)合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

　　(3)合同的可行性。包括：當事的雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的`經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

　　根據(jù)法律規(guī)定或實際需要，經濟合同還應當呈報區(qū)糧食局主管業(yè)務科室審核、組宣室備案，或請公證處公證。

　　5、經濟合同的履行

　　經濟合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著"重合同、守信譽"的原則，嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。

　　合同履行完畢的標準，應經合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)為準。

　　簽約人應隨時了解、掌握經濟合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報。否則，造成經濟合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。

　　6、經濟合同的變更、解除

　　實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內與對方當事人進行協(xié)商。

　　對方當事人提出變更、解除合同的，應人維護本企業(yè)合法權益出發(fā)，從嚴控制。

　　變更、解除經濟合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應在法定程序內辦理有關手續(xù)。

　　以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經發(fā)現(xiàn)，從嚴懲處。

　　7、經濟合同糾紛的處理

　　合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。

　　處理合同糾紛的原則是：

　　(1)堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。

　　(2)以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。

　　(3)因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。

　　合同專用章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要追究有關人員的經濟責任和行政責任。

　　8、認真做好經濟合同管理和基礎工作

　　(1)建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議(包括文書、電傳等)，均應妥善保管。

　　(2)建立合同管理臺賬。各企業(yè)單位應根據(jù)合同的不同種類，建立經濟合同的分類臺賬和總臺賬。其主要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺賬應逐日填寫，做到準確、及時、完整。

　　(3)填寫"經濟合同情況月報表"。各企業(yè)單位應在每月5日之前將上月月報表填好后報送單位主要負責人。

　　合同管理內部的控制制度 7

　�。ㄒ韵潞喎Q銷售合同）管理，不斷優(yōu)化用戶結構，推進公路煤炭物流經銷業(yè)發(fā)展，特制訂本辦法。

　　一、年度銷售合同簽訂

　　年度銷售合同由各市公司根據(jù)區(qū)域資源掌控和煤炭采購、上年度用戶合同執(zhí)行、承運配送情況，初步同用戶銜接，提出需求意見，由集團公司統(tǒng)一制定年度煤炭產量銜接方案，確定大客戶目錄，制定煤炭銷售談判價格，通過年度煤炭產需銜接會，按照“統(tǒng)一訂貨、統(tǒng)一談判、統(tǒng)一合同、統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一調運、統(tǒng)一結算”要求與用戶簽訂銷售合同。

　　二、新增銷售合同簽訂

　　新開發(fā)用戶和增量用戶銷售合同，原則上由集團公司與用戶統(tǒng)一談判，也可由集團授權市公司與用戶進行談判，通過集團煤炭物流信息網進行簽訂。

　　新增銷售合同網上簽訂時間定為每月下旬集中辦理。貿易類企業(yè)必須出具終端用戶的委托書。

　　三、銷售合同補充協(xié)議簽訂

　　年度及新增銷售合同執(zhí)行中，合同有關條款、價格需要調整或增加補充協(xié)議的，原則上由集團公司與用戶統(tǒng)一談判，通過集團公司煤炭信息網進行網上簽訂。各市公司與用戶基本形成統(tǒng)一意見的，也必須經集團公司審批，實行網上簽訂后執(zhí)行。各市、縣公司不得私自簽訂任何形式的.補充協(xié)議。

　　四、銷售合同簽訂審批流程

　　1、合同簽訂原則。按照先省內、后省外，先終端用戶、后貿易用戶的要求，按照統(tǒng)一銷售配送制合同、提貨制合同文本和條款的要求，統(tǒng)一登陸集團公司煤炭物流信息網簽訂。

　　2、用戶資質審核。合同簽訂前，直接用煤類的用戶必須提供企業(yè)相關附件（包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證、授權代表或法人身份證、組織機構代碼證、銀行開戶許可證）復印件、并加蓋公章；貿易公司類的煤炭經銷企業(yè)，除出具上述“五證”外，還必須出具“煤炭經營資格證”復印件，并加蓋公章，同時持終端用戶委托書。

　　3、用戶會員制管理。通過資質審核用戶，均需填寫《山西煤炭運銷集團公路煤炭物流信息網會員申請表》，簽訂入會協(xié)議，繳納會費，取得會員資格，經集團公司確定用戶編碼后，方可進入集團公司煤炭物流信息網絡簽訂合同，獲得相應業(yè)務服務。

　　4、合同錄入。由市（縣）公司進入網站合同報批系統(tǒng)，按照集團公司煤炭產需銜接方案，對照合同文本及條款錄入銷售合同。

　　5、客戶確認。合同用戶登錄集團煤炭物流信息網站，進入客戶管理系統(tǒng)，瀏覽合同內容并予確認。

　　6、交易費收取。合同報批前，市（縣）公司負責按要求代收交易費，逐級匯總，由各市公司按月向集團公司太原煤炭交易市場支付。

　　7、銷售合同審批。進入審批程序的銷售合同將在集團公司煤炭物流信息網絡系統(tǒng)自動流轉，縣公司、市公司、集團公司三級審核。集團公司終審后，市縣公司根據(jù)實際，打印紙質合同、簽章、備案留存。

　　五、銷售合同簽收、系統(tǒng)導入

　　出省站微管員是合同簽收導入出省站計算機系統(tǒng)的責任人。為了保證合同及時導入出省站系統(tǒng)，微管員收到紙質合同后，及時與網絡審批信息對照，半小時內導入出省站計算機系統(tǒng)。凡經集團公司終審的合同，出省站不得借故拒絕簽收，特殊情況應及時向集團公司報告。

　　六、銷售合同出省站變更

　　合同執(zhí)行中如有特殊原因需要變更出省站時，由市、縣公司提出書面申請，逐級上報。集團公司根據(jù)各出省站業(yè)務通行能力，綜合平衡后，通知合同原出省站終止該合同運行；集團公司對合同信息進行網上變更，并對合同變更后的出省站下達《煤炭銷售合同變更通知書》。出省站微管員將變更合同輸入本站計算機管理系統(tǒng)，啟動執(zhí)行。

　　合同管理內部的控制制度 8

　　第一條、為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度，公司所有需求物料必須由公司采購部統(tǒng)一采購，其所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)并開展各項工作;

　　第二條、采購部作為一個職能部門，在生產訂單的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任，采購工作的好與壞，會直接影響到生產訂單的質量、工期與成本;

　　第三條、建立高效、實用與完善的采購工作流程是提高采購效率與較低成本最有效的方法。

　　第四條、在生產訂單實施的過程中，采購部需要生產、財務、倉儲、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系都需要一個標準的規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為生產訂單的大貨順利實施做出各自的責任。

　　第二章：采購部人員職責

　　第五條、所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時;

　　第六條、推行合同管理制度，大宗物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規(guī)格、質量、價格、交貨時間、貨款支付方式與違約責任等，否則，造成的損失由采購人員負責;

　　第七條、實行采購質量制度，采購人員對所采購物品的質量負有全面責任，如因失職而采購偽劣產品，應該由采購人員無條件退換采購物資，禁止采購人員收受回扣，如有收受回扣，一經查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節(jié)輕重進行嚴肅處理;

　　第八條、實行比價采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質量上乘，大宗物資采購建議實行招投標制度;

　　第九條、及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款;

　　第十條、 所有采購人員，在采購完成后需做好材料采購的技術檔案，檔案的內容包括供應商電話、材料產地、品名、規(guī)格、檔次、單價、顏色、數(shù)量、質量、供應能力、是否需定做加工、可供選擇的供應商名單等等，特別是技術部采購的材料，檔案必須清晰完整無誤，以備批量采購時不延誤生產。

　　第三章：公司物料采購范圍

　　第十一條、主要是公司日常生產經營所需的設備、原料、材料、輔助用料、包裝物、低值易耗品、辦公用品、機械零配件與后勤物品等都屬于公司采購制度管理的范疇內。具體可分為四大類：生產部物資、技術部采樣、修理用備件、辦公設備與后勤物資。

　　第四章：采購工作流程

　　第十二條、在生產訂單的初始運作階段，采購部應根據(jù)倉儲部門書面《材料申購單》的具體內容和要求，大宗物資采購須進行投標報價，并將詳細的一份《材料訂購合同》報經公司總經理簽批后，再開始實施采購工作;

　　第十三條、生產訂單正式運作后，倉儲部門應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作;

　　第十四條、倉儲部門依據(jù)訂單合同和對比庫存后的實際需求，對采購部下達《材料申購單》，此單由倉儲部門主管申請?zhí)顚�，然后須交內控部經理簽字，填寫時應注明申購物資的型號、顏色、材質與要求等具體的技術參數(shù)和數(shù)量，應用庫存材料的同時應注明是否配合存?zhèn)}物資的使用和存?zhèn)}材料的生產廠家等信息，也包括打樣，倉儲部門主管、內控部經理與生產副總簽字后生效，一式三份，一份由倉儲部門申請主管留存，一份發(fā)往采購部并附樣品，一份公司財務部總監(jiān)處;

　　第十五條、采購部接到《材料申購單》后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質量要求，數(shù)量，生產地址等實際情況，向合格供應商中的三家以上單位發(fā)出材料詢價信息;

　　第十六條、供應商根據(jù)要求確認后，要及時將報價信息反饋到我司的采購部門;

　　第十七條、采購部根據(jù)幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購合同》，同時向收貨的倉儲部門發(fā)送通知其準備收貨的指令;

　　第十八條、供應商根據(jù)《材料訂購合同》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準，如有需要各種合格證和材質證明書的，供應商必須隨貨攜帶;

　　第十九條、倉儲部門在所需材料到場后，應由內控部專人負責進行材料質量檢查，倉管員與質檢員在檢查中，必須將供應商的《材料送貨單》與我司的《材料申購單》相對照，質檢員負質量責任，倉管員負數(shù)量責任，在質量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨入庫，供應商結賬應憑本公司《材料入庫單》為準;

　　第二十條、倉儲部門在為供應商填寫《材料入庫單》時，此《材料入庫單》必須是一式四份，分別有存根聯(lián)〈倉儲部〉、回單聯(lián)〈供應商〉、采購聯(lián)〈采購部〉與財務聯(lián)〈財務部〉，其《材料入庫單》上必須要有倉管員、質檢員或采購員共同簽字。

　　第五章：采購結賬規(guī)定

　　第二十一條、公司所有月結的`原材料所使用的《材料入庫單》增至四聯(lián)：分別為存根聯(lián)、回單聯(lián)、財務聯(lián)和采購聯(lián);

　　第二十二條、訂購的月結原材料送到倉庫入庫后，由倉庫開具《材料入庫單》并簽收，回單交給供應商帶回作為月結憑證;財務聯(lián)、采購聯(lián)于次日上午集中至倉儲主管處，由專人分別移交到財務部和采購主管處;存根聯(lián)留倉庫備查;

　　第二十三條、各月結原材料的結算日期截止到每月的二十五日，財務部在每月二十六日至二十七日對各月結供應商的原材料賬目進行匯總，并打印“月結材料結算清單”于每月二十八日移交給采購部主管。采購部主管收到“月結材料結算清單”后即與采購聯(lián)進行核對;

　　第二十四條、供應商到月底結算時直接與采購部主管對賬。對賬相符后，由采購部主管在“月結材料結算清單”上簽字，再由采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購合同》附件，經財務總監(jiān)審核簽字后，由采購部主管根據(jù)各供應商的具體情況再交給財務部支付貨款;

　　第二十五條、供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款，匯款以后，財務部應該及時將匯款單據(jù)反饋給采購部負責人;

　　第二六章：訂購的非月結原材料送到倉庫入庫后，也同樣必須要有本公司倉管人員、質檢人員與采購人員的簽字，方可為效，否則不予結賬。

　　第六章： 采購運作紀律

　　第二十七條、采購部門在接到倉儲部門的《材料申購單》后，要認真實地進行核實考查，為防止多報多采或有少報少采的現(xiàn)象，倉儲部門負責人與采購部門負責人都必須嚴格遵守公司的《物料使用損耗標準》，嚴禁任何人利用職務之便徇私舞弊或坑害公司的利益，嚴禁有超標報料和采購之行為;

　　第二十八條、本公司無論哪個部門需求材料的，都必須先行到倉儲部領取，若倉庫里確實沒有的，且必須需要申購的，也應由倉儲部門負責人來申購，所缺物品需要采購的，必須由本公司采購部門實施專門采購，其它任何部門任何人采購之，均無效，本公司不予報銷，但總經理特批者除外;

　　第二十九條、本公司關于物料采購程序中所涉及到的各種簽批單據(jù)，簽批人必須嚴格到場執(zhí)行，特殊情況因外出而不能到場及時辦理簽批手續(xù)的，簽批人應采取事前授權的方式去進行辦理，不得拖延、耽誤單據(jù)的暢通運作，本公司嚴禁單據(jù)在簽批時有漏簽、不簽、補簽或超期簽批之不良現(xiàn)象;

　　第三十條、本公司對非生產性物料價格，原則上屬于五百元以下零星采購的資金由財務總監(jiān)核準簽批，在五百元以上大額采購的資金，在財務總監(jiān)審批后報總經理核準簽批。

　　第七章：采購數(shù)據(jù)考核

　　第三十一條、本部門考核權歸于公司的財務部總監(jiān)處，以每批次生產訂單為一基準，考核重點是在生產訂單量與采購實物量的吻合性，其中兼顧公司的《物料使用損耗標準》，對在考核和監(jiān)督中所暴露出來的各項問題或涉及到其它與此相關部門的人員，公司將照章嚴懲不怠。

　　合同管理內部的控制制度 9

　　一、合同審核管理規(guī)定

　　1、基本規(guī)定

　　1）合同審核的責任部門主要為：業(yè)務部門、財務部門、法務部門。

　　2）合同審核實行各責任部門及相關領導審核會簽的責任制原則。

　　2、業(yè)務部門負責對合同的下列內容進行審核

　　1）簽約對方的主體資格及資信情況：通過背景調查核實簽約對方的資格、資質、資信情況等與合同履行具有重大關系的事項。審查營業(yè)執(zhí)照、批準文件、許可證明、授權書等書面材料時，應當核對原件。

　　2）商務條款、技術條款等其他非法務條款。

　　3、財務部門負責對合同的下列內容進行審核

　　1）履行合同資金安排的可行性、合理性。

　　2）相關稅費安排的合理性、上市合規(guī)性。

　　4、法務部門負責對合同的下列內容進行審核

　　1）合同的形式。

　　2）合同的實質性條款。

　　3）合同的.效力。

　　4）其他法律條款。

　　5、合同審核后的處理

　　1）各審核部門在審核合同時發(fā)現(xiàn)重大錯誤或遺漏的，應退回發(fā)起部門；材料不齊全的，通知發(fā)起部門在合理期限內一次性補齊。

　　2）合同發(fā)起部門負責匯總、整理各審核部門的審核意見。部門審核意見相沖突的，一般性問題由合同發(fā)起部門負責協(xié)調，重大問題需報請共同上級決策。

　　3）倒簽的合同，一般情況下對合同內容不予審核。同時，發(fā)起部門需詳細說明合同倒簽的具體原因并確保合同條款與實際履行情況相符。

　　二、合同簽約管理規(guī)定

　　1、基本規(guī)定

　　1）合同簽約實行洽談權、審查權、批準權相對獨立的原則，經辦人、審查人、批準人分工負責。

　　2）合同簽約過程中，對嚴重損害公司利益的下列行為，將追究有關人員的法律責任（對涉嫌職務侵占、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機關追究刑事責任）：

　　收受賄賂，與他人惡意串通，損害公司利益的；

　　嚴重玩忽職守，導致公司遭受巨大經濟損失；

　　故意違反本管理規(guī)定的其他行為；

　　對涉嫌職務侵占、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機關追究刑事責任。

　　2、簽約文本

　　1）除能即時清結的小額經濟事務外，嚴禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書面形式。

　　2）對外簽約所使用的合同文本，必須編制合同序列號，以便于查詢。

　　3）原則上集團有標準文本的，應使用集團標準文本，如確實無法適用集團標準文本，發(fā)起部門應詳細說明原因。

　　4）合同最終簽署文本應保證是清晰版本，無任何修改痕跡。

　　5）合同簽約經辦人需確保簽約文本與會簽審核后的文本保持一致。否則，經辦人需承擔由此產生的全部責任與損失。

　　3、簽約流程

　　1）簽約文件經審核確認后，由業(yè)務部門根據(jù)合同約定的份數(shù)打印合同文本。

　　2）合同蓋章前，需根據(jù)公司的印鑒管理規(guī)定提交《印鑒會簽單》。未經印鑒會簽審核，不得擅自在任何合同上加蓋公章。否則，印鑒保管人員需承擔由此產生的全部責任與損失。

　　3）合同簽署份數(shù)原則上根據(jù)簽約方數(shù)量確定。合同簽署后，發(fā)起部門需留存合同原件（至少一份），并根據(jù)公司的檔案管理制度移交給檔案管理人員。業(yè)務部門和財務部門可視情況各保留一份合同復印件。

　　4）原則上合同由對方公司先行簽字蓋章，如確需我司先行蓋章，經辦人應在《印鑒會簽單》上注明，并跟蹤合同相對人簽字蓋章情況，于3日內完成合同相對人蓋章及合同回收工作。

　　4、簽約要求

　　1）合同的簽署應嚴格按照合同的約定執(zhí)行，并加蓋騎縫章。

　　2）簽字、蓋章的具體要求：

　　如簽約方是公司，應加蓋公章或合同專用章以及騎縫章。

　　如簽約方是個人，應由本人親自簽署（應使用黑色水筆或中性筆，杜絕使用圓珠筆、鉛筆或紅筆）并在簽名處加摁指印確認以及在合同文本上加摁騎縫指印。確有特殊情況無法親自簽署的，須由本人出具授權委托書，由授權人員代為簽署。

　　因特殊情況需要對已經簽署的合同進行修改的，應采用補充協(xié)議形式；如確需在原簽署合同中進行修改的，應在修改處由簽署雙方蓋章或簽字并按指印確認。

　　5、監(jiān)督檢查

　　1）各公司應指定專人對已簽署合同進行審核，如發(fā)現(xiàn)簽署的合同不符合集團要求的，應及時要求相關人員予以修正，以保證合同簽署的規(guī)范。

　　2）集團將不定期對合同審核及簽署情況進行抽查。

　　3）經查實違反本規(guī)定的相關人員及直接主管，將按下述相關規(guī)定予以處罰：

　　已簽署的合同未及時移交導致遺失的，每發(fā)生一例罰款人民幣1000元，并給予警告處分。

　　擅自簽署合同給公司造成損失的，需承擔由此產生的全部損失與責任，并給予開除處分。如涉嫌刑事犯罪的，將移交司法機關進行處理。

　　合同管理內部的控制制度 10

　　一、引言

　　對合同管理風險進行防范和控制，能夠有效得提高企業(yè)競爭優(yōu)勢、確保其經濟效益，降低項目工程的風險。因此，建筑企業(yè)若想能夠穩(wěn)定而快速的發(fā)展，就必須了解影響合同管理的因素，找到相關措施，才能有效提高自身對抗風險的能力，順利實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標。

　　二、建筑工程合同管理的意義

　　建筑工程合同管理是為了順意建筑企業(yè)的發(fā)展而誕生的一種管理模式。它對建筑業(yè)以及工程項目而言有四點意義。第一，合同管理時工程項目管理的重要組成部分，能夠為實現(xiàn)項目工程的目標，對整個項目工程進行有效的統(tǒng)籌管理。第二，合同管理可通過法律、經濟等方式對建筑市場進行引導和規(guī)范，順利了經濟市場發(fā)展的趨勢。第三，建筑工程合同管理能夠為工程中所出現(xiàn)的糾紛提供解決的依據(jù)，從而規(guī)范建筑企業(yè)主體，有利于我國建筑市場的發(fā)展。第四，建筑工程合同管理能夠讓建筑企業(yè)提高其自身水平，對其加強管理才能讓企業(yè)擁有更大的競爭優(yōu)勢。

　　三、建筑項目工程合同管理風險的形式

　　建筑項目工程合同自制定到終止的整個過程中都隱含著管理風險，其中合同履行階段的風險最大。根據(jù)合同的性質，可將合同管理風險分幾種形式，即不可控風險、可控風險、外環(huán)境風險、內環(huán)境風險、直接管理風險和間接管理風險等。

　�。�1）外環(huán)境風險和內環(huán)境風險。外環(huán)境風險和內環(huán)境風險劃分的依據(jù)是風險預防的范圍。一般而言，導致外環(huán)境風險存在的因素包括企業(yè)非法競爭、蓄意奇葩、信用等級低、財務存在問題等。而內環(huán)境風險是由于企業(yè)內部管理中的因素對合同簽訂的整個過程所造成的風險，例如管理制度不完善、監(jiān)督力度不強、管理缺乏規(guī)范性、人員素質不高等。

　�。�2）不可控風險和可控風險。不可控風險和可控風險的劃分依據(jù)為風險防范的等級。不可控風險是指無法控制的因素而引發(fā)合同風險，且這些風險無法預測或者提前規(guī)避。例如，自然災害、經濟環(huán)境、法律、政治等因素。這些因素都有可能造成企業(yè)無法正常履行合同�？煽仫L險是指在合同管理中因某些變故而引發(fā)的風險，且這些風險可通過履約風險評估、合同解除管理、風險評價等方式進行規(guī)避。

　�。�3）直接管理風險與間接管理風險。合同管理中的直接風險和間接風險是根據(jù)責任劃分的。其中，合同直接管理風險是指企業(yè)在對合同進行管理的過程中因管理制度不健全、管理缺乏規(guī)范性、監(jiān)督不全面等原因造成的風險。而間接管理風險是指企業(yè)間接對合同進行管理的過程中尤其合同的其他簽訂方違約而造成的風險。

　　四、合同管理風險預防和控制措施

　�。�1）構建完善的合同管理制度。建筑工程合同管理所包含的內容多，其管理較為煩瑣。因此，建筑單位需構建一個完善的合同管理制度，包括責任分解制度、進度審查批準制度、合同交底制度以及工作報送制度。再在此，責任分解制度能夠明確各崗位人員和小組的責任和工作范疇；合同交底制度通過讓員工闡述合同的內容，使其對合同內容的理解更為深刻；工作報送制度可讓員工及時向各部門提交工作情況和計劃，保證合同管理者可及時了解相關信息和存在的問題，并提出解決的方法；進度審查批準制度是指對合同進行審查找出其中不合理的條款，從而控制合同的風險。

　�。�2）將擬定、分析工程合同文本作為重要內容。鑒于合同的格式也能造成糾結，所以建筑施工單位在擬定合同時盡量使用合同示范文本。其次，合同管理人員在擬定合同前需詳細調查施工情況，避免合同存在爭議性。合同初稿擬定后，合同管理人員還必須對其進行分析，查看是否存在非法性和不合理性。

　　（3）建立完善的風險防范制度。對合同風險進行防范能夠有效降低合同存在的風險。因此，建筑企業(yè)必須建立完善的風險防范制度，能夠對合同的整個有效期進行風險評估，找出其中引發(fā)合同管理風險的因素，特別是對那些效益不理想或者存在虧損的項目認真評價，尋找引發(fā)風險的`根本原因，并采取有效的解決措施。而且，建筑企業(yè)還必須在合同管理中對風險隱患進行跟蹤、反饋，從而最大限度地對風險進行規(guī)避。

　�。�4）加大人才培養(yǎng)力度。建筑工程合同管理若想有效降低合同的風險，就必須將優(yōu)秀的人才作為基礎。所以，建筑工程應該設立完善的人才選拔機制和培養(yǎng)機制。建筑企業(yè)在任用人才時需要秉持公正、公平的原則，并根據(jù)合同管理的特征和人才的能力對其進行合理安排，使其能夠發(fā)揮自身作用。同時，企業(yè)還必須重視對人才的培養(yǎng)，不但定期培訓人才各類專業(yè)知識，拓展其知識領域；還需不時開辦法律規(guī)章制度培訓，并讓人才定期參與相關的交流會，豐富其經驗。再者，企業(yè)還需構建人才考核制度，能夠考核合同管理人員的責任意識、專業(yè)知識、風險控制和防范能力等，并構建一個和諧且尊重人才的一個文化氛圍，從而不斷提高其綜合素質。

　�。�5）構建完善的信息管理系統(tǒng)。完善的信息管理系統(tǒng)能夠有效提高合同管理的效率，降低其風險。因此，建筑企業(yè)需構建完善的信息管理系統(tǒng)，包括總包合同管理、項目施工預算管理、業(yè)主信息管理，項目成本風險管理、項目成本核算管理以及項目結算管理等。完善的信息管理系統(tǒng)能夠通過企業(yè)內部信息網絡確保各單位能及時溝通，更新數(shù)據(jù)，從而反映出合同管理的是實際情況，讓企業(yè)能夠及時解決其中問題，從而實現(xiàn)對合同風險管理的既定目標。

　　五、結束語

　　若想有效地提高企業(yè)防范和控制合同管理風險的能力，提高企業(yè)的效益，就必須懂管理制度、信息、影響因素、企業(yè)員工等方面入手，構建完善的合同管理風險防范和控制體系�，F(xiàn)階段，我國建筑企業(yè)在市場經濟的環(huán)境下，其管理水平和綜合競爭能力都落后于西方國家管理形式。因此，我國建筑企業(yè)等相關單位、機構需進一步提高合同管理風險防控和控制措施，有效降低合同管理風險，在保證企業(yè)發(fā)展的同時促進我國經濟的發(fā)展。

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