虛擬團(tuán)隊管理理論與創(chuàng)新

　　摘 要: 虛擬團(tuán)隊是現(xiàn)代企業(yè)新興的一種組織結(jié)構(gòu),在組成、功能、作用等方面均不同于傳統(tǒng)企業(yè)組織模式。本文從其特征、類型、投入產(chǎn)出等方面分析了虛擬團(tuán)隊存在的問題及解決對策。

　　關(guān)鍵詞: 虛擬團(tuán)隊； 團(tuán)隊目標(biāo)；電子溝通；信息共享

　　傳統(tǒng)的企業(yè)組織模式以員工工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)特長為標(biāo)準(zhǔn)，把相同業(yè)務(wù)內(nèi)容的人員劃分到同一個部門，以方便企業(yè)的管理。但是，在以項目型管理為特點的企業(yè)里，這種組織機(jī)構(gòu)受到了考驗。如果一個項目過程涉及企業(yè)的多個部門，涉及企業(yè)多個部門的不同級別的工作人員，企業(yè)該如何協(xié)同這些人的行動呢？其實，所有涉及到相同項目的人員，都可以把他們看作是一個團(tuán)隊，但這是一種臨時性的團(tuán)隊。這種團(tuán)隊具有以下特點：團(tuán)隊相對不穩(wěn)定，成員隨項目的進(jìn)展而隨時增加或縮減；所涉及人員對于項目的參與程度不同；成員之間的關(guān)系相對松散，大多數(shù)時候，在團(tuán)隊成員甚至在公司管理者眼里并沒有把它視作一個“團(tuán)隊”。我們可以稱之為“虛擬團(tuán)隊”。

　　一、虛擬團(tuán)隊的特征

　　有關(guān)虛擬團(tuán)隊的定義，不同的研究人員提出了不同的看法，有人認(rèn)為虛擬團(tuán)隊是一個群體，他們分散于不同的時間空間和組織邊界，但他們一起工作，共同完成任務(wù)。Tounsen等這樣描述這種組織結(jié)構(gòu)形式：虛擬團(tuán)隊由一些跨地區(qū)、跨組織的、通過通訊和信息技術(shù)的聯(lián)結(jié)、試圖完成組織共同任務(wù)的成員組成，虛擬團(tuán)隊可視為以下幾方面的結(jié)合體：一是現(xiàn)代通訊技術(shù)；二是有效的信任和協(xié)同教育；三是雇傭最合適的人選進(jìn)行合作，而人員是最重要的因素。也有人提出：超越50英尺之外進(jìn)行運作、通過電子溝通進(jìn)行協(xié)作達(dá)到他們共同目標(biāo)的團(tuán)隊，都可稱之為虛擬團(tuán)隊。

　　綜合相關(guān)的研究，我們可以發(fā)現(xiàn)虛擬團(tuán)隊存在四個方面的特征：一是團(tuán)隊成員具有共同的目標(biāo)；二是團(tuán)隊成員地理位置的離散性；三是采用電子溝通方式；四是寬泛型的組織邊界。

　　二、虛擬團(tuán)隊的類型

　　虛擬團(tuán)隊可分為以下七種類型:

　　1.網(wǎng)絡(luò)式虛擬團(tuán)隊。

　　團(tuán)隊和組織邊界模糊，團(tuán)隊成員具有較高流動性。

　　2.并行式虛擬團(tuán)隊。

　　團(tuán)隊成員構(gòu)成明確，團(tuán)隊和組織邊界明確，在短期內(nèi)構(gòu)建的為改善某一過程或系統(tǒng)而設(shè)計方案的臨時性組織，任務(wù)完成時自動解散。

　　3.項目產(chǎn)品開發(fā)團(tuán)隊。

　　團(tuán)隊界限明確，團(tuán)隊成員具有一定的流動性，團(tuán)隊任務(wù)具有長期性、非常規(guī)性,團(tuán)隊具有決策權(quán)。

　　4.工作團(tuán)隊。

　　團(tuán)隊界限明確，成員確定,完成常規(guī)的、單一功能的任務(wù)，通過內(nèi)部internet進(jìn)行溝通、共享信息。

　　5.服務(wù)團(tuán)隊。

　　由提供網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、技術(shù)支持的跨地域的技術(shù)專家組成，根據(jù)不同地區(qū)的時差輪流工作。

　　6.管理團(tuán)隊。

　　由跨國公司的高層管理人員組成，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)協(xié)同工作以指導(dǎo)公司目標(biāo)的實現(xiàn)。

　　7.行動團(tuán)隊。

　　對緊急情況，突發(fā)事件提供快速反應(yīng)。

　　三、虛擬團(tuán)隊的投入產(chǎn)出模型

　　綜合虛擬團(tuán)隊相關(guān)的案例研究，虛擬團(tuán)隊主要包括三個要素：目標(biāo)、成員和聯(lián)結(jié)。

　　1.目標(biāo)。

　　目標(biāo)對虛擬團(tuán)隊而言，尤為關(guān)鍵。因為目標(biāo)是使虛擬團(tuán)隊成員一起工作的粘合劑，只有當(dāng)團(tuán)隊目標(biāo)被團(tuán)隊成員認(rèn)同和接受，他們才會一起工作。在虛擬團(tuán)隊中，目標(biāo)必須轉(zhuǎn)換為行動方案，成為團(tuán)隊成員一起工作的基石，并要求目標(biāo)具有可合作性、任務(wù)相依性和結(jié)果的具體性。團(tuán)隊的存在是為了獲得結(jié)果，沒有合作性的目標(biāo)，項目任務(wù)始終不會啟動，如果任務(wù)都是相互獨立的，團(tuán)隊就沒有存在的必要。由于個人和單個組織獨自無法取得預(yù)期的結(jié)果，通常會建立虛擬團(tuán)隊解決面臨的困境。

　　2.成員。

　　團(tuán)隊成員是虛擬團(tuán)隊的核心，必須考慮以下三個關(guān)鍵因素：一是獨立性。虛擬團(tuán)隊的每一位成員必須自主、自我依賴，但又能相互依存。二是領(lǐng)導(dǎo)分享。虛擬團(tuán)隊的每一位成員能隨著團(tuán)隊進(jìn)程，擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者角色，領(lǐng)導(dǎo)者隨任務(wù)的變化而變動，每一位成員在任務(wù)進(jìn)程中發(fā)揮自己的才能和專長。三是整合水平。虛擬團(tuán)隊不僅僅是橫向連接的團(tuán)隊，它必須能與組織上下連接。

　　3.聯(lián)結(jié)。

　　聯(lián)結(jié)是聯(lián)系，不僅僅是技術(shù)。這些聯(lián)系可通過面對面的交談，也可通過信息技術(shù)。但這些聯(lián)系本身是被動的。任務(wù)的結(jié)果需要某些類型的互動，互動能產(chǎn)生關(guān)系，如果這些關(guān)系是可信任的，則其就具有持續(xù)性。信息時代的不同之處并不在于關(guān)系和互動，而是數(shù)字技術(shù)。數(shù)字技術(shù)提供了極為豐富的互動機(jī)會，但這些技術(shù)如何影響組織方式值得我們進(jìn)一步的研究。我們并不想放棄其他溝通方式，而是要加以豐富化。如可以通過面對面交談，快速建立信任關(guān)系，但如果存在空間距離，就不可行。一旦明確了團(tuán)隊目標(biāo)和成員，我們就可以選擇最為適用的聯(lián)結(jié)方式與團(tuán)隊成員溝通，并完成共同的任務(wù)。

　　四、成功虛擬團(tuán)隊的關(guān)鍵要點

　　虛擬團(tuán)隊要想取得成功,必須做好以下9方面的工作:

　　第一、認(rèn)真選拔團(tuán)隊成員，團(tuán)隊成員必須具有自我開拓意識，較強(qiáng)的溝通能力和其他較高的虛擬團(tuán)隊技能。

　　第二、保持項目任務(wù)為中心，使團(tuán)隊成員能測定自己的工作進(jìn)程，明白自己是否處于目標(biāo)方向之中。

　　第三、保持團(tuán)隊的積極互動和行動取向。

　　第四、公共協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)化。

　　第五、建立清晰的團(tuán)隊目標(biāo)。

　　第六、恭賀目標(biāo)的達(dá)成。

　　第七、建立共享空間。共享空間能超越工作范疇,實現(xiàn)團(tuán)隊成員的互動。

　　第八、識別成員需要克服的協(xié)作障礙。

　　第九、明確危機(jī)發(fā)生時團(tuán)隊成員應(yīng)該做什么，應(yīng)與誰聯(lián)系和決策的等級層次。

　　五、虛擬團(tuán)隊在管理上的問題

　　虛擬團(tuán)隊既然不同于實體團(tuán)隊,那么它也就具備自己的特點。虛擬團(tuán)隊在管理上經(jīng)常出現(xiàn)以下幾個問題。

　　1.團(tuán)隊成員的行政隸屬與項目隸屬。

　　每一個團(tuán)隊成員首先屬于公司某一具體部門,在業(yè)務(wù)上受該部門的領(lǐng)導(dǎo),這是行政隸屬。其次,每一個成員又在項目上受到項目經(jīng)理的指導(dǎo),這是項目隸屬。這種雙頭領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象必然在一定程度上導(dǎo)致管理效率的降低。

　　2.溝通過度與溝通不足。

　　對于一個真正的團(tuán)隊,經(jīng)常性的“團(tuán)隊會議”是必不可少的。對于以項目為中心的“虛擬團(tuán)隊”來講,每個成員涉及到項目的時間、深入程度不同，對于項目進(jìn)展信息的需求也就不同。頻繁的“團(tuán)隊會議”會造成大量的時間浪費，溝通過度。如果團(tuán)隊沒有及時地進(jìn)行有效的溝通，成員之間的配合就會出現(xiàn)問題，又導(dǎo)致溝通不足。

　　3.績效考核。

　　員工在不同時間參與不同項目，對于每個項目的貢獻(xiàn)也不盡相同。如何客觀地考核員工的績效？很多企業(yè)對于員工績效考核的依據(jù)來自于其行政隸屬部門的工作評價。而存在虛擬團(tuán)隊的企業(yè)里，往往項目經(jīng)理能夠更清楚地知道虛擬團(tuán)隊成員的項目貢獻(xiàn)有多大。

　　六、解決對策

　　虛擬團(tuán)隊的這些問題，我們都可以歸結(jié)為一點：準(zhǔn)確信息的缺乏。及時、準(zhǔn)確的項目信息可以有效避免溝通過度和溝通不足，使員工在多個項目之間、在所屬項目與本部門臨時指定的工作任務(wù)之間取得平衡。而員工充分的項目參與信息又可以提供績效考核的有力依據(jù)。因此，IT技術(shù)是虛擬團(tuán)隊管理的必要手段。其中銷售能力自動化(SFA)是一個在目前看來具有現(xiàn)實意義的方法。在實踐中,SFA也確實達(dá)到了有效管理虛擬團(tuán)隊的作用。一個典型的案例就是北京某數(shù)據(jù)系統(tǒng)有限公司在虛擬團(tuán)隊的管理中應(yīng)用SFA的三個功能模塊：任務(wù)協(xié)同、信息共享和知識共享。

　　任務(wù)協(xié)同是指SFA在銷售過程的某一階段制定任務(wù)選擇相關(guān)參與人員，靈活地、階段性地擴(kuò)大或縮小虛擬團(tuán)隊有時總經(jīng)理也會納入虛擬團(tuán)隊。在虛擬團(tuán)隊確定以后，SFA通過信息共享的方式完成對虛擬團(tuán)隊的協(xié)同。這包括：首先是關(guān)于項目進(jìn)展的信息共享。這個模塊可以通過客戶、機(jī)會等資源對團(tuán)隊或個人進(jìn)行共享設(shè)置，使得信息能夠及時準(zhǔn)確地傳遞給應(yīng)該到達(dá)的成員。其次,是項目知識的信息共享。即該項目涉及的產(chǎn)品、技術(shù)、競爭廠商、應(yīng)用解決方案等。通過知識共享使得“虛擬團(tuán)隊”的成員可以及時了解到非本部門業(yè)務(wù)范圍、但涉及項目的相關(guān)信息,從而達(dá)到默契的工作配合。

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