企業(yè)如何有效做好檔案管理

　　導語：作為檔案管理工作也要用檔案學的理論，提出新的觀點、探索新的問題、開拓新的領域，在檔案管理工作中實踐，不斷做好服務機制的創(chuàng)新，激發(fā)工作活力，敢于突破那些與時代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，把檔案管理工作提高到一個新的水平

　　企業(yè)如何有效做好檔案管理

　　一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題

　　近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應跟上。

　　究其原因，方方面面�？傮w講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求;加之有關各項規(guī)章制度不健全，職責劃分不明確，檔案保護措施不當，時有丟失損壞的現象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠發(fā)展都是十分不利的。

　　二、如何有效加強和完善企業(yè)檔案管理工作

　　(一)建立健全企業(yè)檔案管理機構制定完善有關的規(guī)章制度

　　1.及時設置企業(yè)檔案機構在設置企業(yè)檔案管理機構

　　，要充分考慮企業(yè)的性質、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務數量，并根據相關規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設置與調整應本著以下原則：企業(yè)可根據自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

　　2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求

　　像業(yè)務能力的`提升，理論水平的加強，設備與設施的配備，各項管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個方面：首先應選好企業(yè)檔案管理部門的負責人，這一點十分重要。

　　因為作為檔案部門的負責人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強的管理及業(yè)務能力，是很難勝任此項工作的。其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務知識及工作經驗是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務能力，適應企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓，以不斷提高業(yè)務技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。

　　3.加強和完善各種設備設施檔案管理設施的完備，是檔案管理的基礎性工作，應當加以重視，不能湊合

　　這方面的設備設施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設施及措施，并要求指定專人負責管理與維護。由于近些年隨著計算機網絡技術的迅速發(fā)展與廣泛應用，使企業(yè)在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。

　　但同時也對網絡信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務必使我們充分認識到問題的重要性。為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學嚴密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權限管理體系，充分完善電子文件流轉跟蹤登錄管理技術。應該講，各項硬件設施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質保證。

　　4.依法治檔及完善各項規(guī)章制度認真學習《檔案法》

　　堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規(guī)章制度并加以認真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應當說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內容，也是一項基礎性工作。

　　只有真正實現企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務。這里需要強調的是，所制定的各項規(guī)章制度都必須符合國家的有關法律法規(guī)，并結合本企業(yè)的實際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強的可操作性。要明確檔案管理主要負責人和專職檔案管理工作人員的具體職責，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實。

　　(二)加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

　　科學與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項重要內容和措施。我們必須認識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。

　　企業(yè)檔案管理工作的基本內容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計、鑒定等，以達到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。

　　(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作

　　企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔著嚴守國家機密和企業(yè)秘密的重要職責，具有十分的保密性。認真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業(yè)自身的經濟利益與合法權益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴格遵守相關的法律法規(guī)和保密紀律。具體講，應做到以下幾點：

　　一是要認真加強檔案庫房的管理

　　因為良好、正規(guī)的庫房設施建設，能有效地預防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設置從保密方面考慮，應嚴格按照國家有關規(guī)定單獨興建，而且不應設在辦公樓的最底層;庫房要與辦公室、閱覽室分開;庫房的門窗應設置專門的加固防護措施;庫房應執(zhí)行嚴格的管理制度，有專人負責，無關人員一律嚴禁入內。

　　二是加強絕密檔案的管理

　　應該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應有高度的責任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風上嚴謹，嚴格遵守規(guī)章紀律。

　　三是加強規(guī)范化管理

　　作為企業(yè)檔案管理人員應認真履行職責，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業(yè)提供服務。

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