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管理者要掌握運(yùn)籌時(shí)間的方法和藝術(shù)
導(dǎo)語：領(lǐng)導(dǎo)者的工作與時(shí)間息息相關(guān),要使組織或群體始終具有強(qiáng)勁的競爭優(yōu)勢,保證持續(xù)健康的發(fā)展,一個(gè)明智的領(lǐng)導(dǎo)者就必須善于爭取時(shí)間、抓住機(jī)遇,努力在較短的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造出最大的價(jià)值。美國麻省理工學(xué)院曾對三千名經(jīng)理作了調(diào)查,發(fā)現(xiàn)凡是優(yōu)秀的經(jīng)理無一不是精于安排時(shí)間,使時(shí)間的浪費(fèi)削減到最低限度的人。因此,領(lǐng)導(dǎo)者重視時(shí)間管理、掌握運(yùn)籌時(shí)間的方法和藝術(shù)至關(guān)重要。
把握時(shí)間的特性
領(lǐng)導(dǎo)者要善于駕馭時(shí)間,就應(yīng)該首先把握時(shí)間的特性:
1、不可逆轉(zhuǎn)性。時(shí)間是一維的,總是沿著過去、現(xiàn)在、將來的方向流逝,一去不復(fù)返,永不回頭。這表明,時(shí)間對任何人來說都是一種稀缺資源。每一位領(lǐng)導(dǎo)者必須認(rèn)清時(shí)間這一特性,懂得"機(jī)不可失,失不再來",才會(huì)理解時(shí)間的寶貴。
2、價(jià)值性。人類的一切實(shí)踐活動(dòng),都必須花費(fèi)相應(yīng)的時(shí)間來完成,我們往往用在一定時(shí)間內(nèi)完成工作量的多少,或一定工作需要花多少時(shí)間來衡量事物的價(jià)值。所以說,時(shí)間創(chuàng)造了一切,時(shí)間是有價(jià)值的。"一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰"。領(lǐng)導(dǎo)者只有充分發(fā)揮每時(shí)每刻的價(jià)值,才能最大限度實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)價(jià)值。
3、均等性。時(shí)間為人們提供了均等的機(jī)會(huì),不論你地位多高,權(quán)利多大,時(shí)間絕對鐵面無私,一視同仁,不會(huì)因?yàn)槟阌蓄I(lǐng)導(dǎo)的身份而偏愛你。在時(shí)間面前人人平等。
4、有序性。客觀時(shí)間總是先后相承,順序而行,只能從早到晚,從春夏到秋冬,從過去到現(xiàn)在,再到未來。領(lǐng)導(dǎo)者做工作只有與時(shí)間的順序相符合,才能使紛繁復(fù)雜的事物協(xié)調(diào)有序。
5、可控性。雖然時(shí)間的存在和運(yùn)行是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的,人們不能改變客觀的時(shí)間,但是,時(shí)間與工作的關(guān)系是可以調(diào)控的,由于人們對待它的態(tài)度不同,同樣的時(shí)間所創(chuàng)造的價(jià)值和收獲也因人而異。能夠科學(xué)控制時(shí)間的領(lǐng)導(dǎo)者,可以使時(shí)間的價(jià)值得到更有效的發(fā)揮,用較少搶時(shí)間做更多工作。
合理運(yùn)籌時(shí)間
1、合理運(yùn)籌時(shí)間是提高工作效率的必要條件
領(lǐng)導(dǎo)者要統(tǒng)領(lǐng)一個(gè)組織或群體,工作相對重要而繁忙,涉及到方方面面的事物,因此,花費(fèi)的時(shí)間也相對比較多。但是,時(shí)間是一個(gè)常數(shù),每天都是24小時(shí),每小時(shí)都是60分鐘,每分鐘都是60秒,對任何人都不會(huì)多一分,也不會(huì)少一分。領(lǐng)導(dǎo)者要妥善處理好各方面的工作,就必須提高工作效率,而提高工作效率的根本途徑就是要節(jié)約時(shí)間,合理安排時(shí)間,力爭使時(shí)間成為一個(gè)"變數(shù)",通過優(yōu)化配置,在有限的時(shí)間內(nèi)做更多的工作,取得更大的成效。工作效率高的領(lǐng)導(dǎo)者無一不是懂得駕馭時(shí)間的高手,他們能清醒認(rèn)識什么時(shí)間該做什么事,什么工作該在什么時(shí)間內(nèi)完成;合理調(diào)度各種工作的使用時(shí)間,使每一項(xiàng)工作有時(shí)間可用,每一單位時(shí)間有工作可做,他們往往能在相同時(shí)間中完成比別人更多更好的工作。工作效率低的領(lǐng)導(dǎo),缺乏良好的時(shí)間觀念,做事沒有計(jì)劃,今日事推明日辦,一天任務(wù)做三天,不善運(yùn)籌時(shí)間,往往"時(shí)倍功半"。所以,領(lǐng)導(dǎo)者要提高工作效率,出色完成各項(xiàng)任務(wù),就必須珍惜時(shí)間,善用時(shí)間。
2、抓住良好時(shí)機(jī)是高效決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一
領(lǐng)導(dǎo)者在工作中要擔(dān)起重要決策的職能,而成功的決策往往與時(shí)機(jī)緊密聯(lián)系在一起。領(lǐng)導(dǎo)者要善于在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)機(jī)遇、尋找機(jī)遇、把握機(jī)遇,同時(shí),也要善于發(fā)揮聰明才智當(dāng)機(jī)立斷,果斷拍板,確保決策的及時(shí)、有效和準(zhǔn)確。只有大膽抓住時(shí)機(jī),及時(shí)予以決斷,才能使決策贏得優(yōu)勢,取得成功。掌握不好時(shí)機(jī),當(dāng)斷不斷,徘徊觀望,猶豫不決,或不當(dāng)斷時(shí)匆忙去斷,都會(huì)造成決策失誤�？梢哉f,掌握良好時(shí)機(jī),有助于領(lǐng)導(dǎo)者運(yùn)籌帷幄、決勝千里。
3、領(lǐng)導(dǎo)者運(yùn)籌時(shí)間是否得當(dāng)
不僅涉及到個(gè)人的成敗,往往會(huì)影響和制約組織或群體的發(fā)展作為組織或群體的核心人物,領(lǐng)導(dǎo)者的行為和決策具有較強(qiáng)的影響力。一個(gè)不注重時(shí)間效率、辦事拖沓的領(lǐng)導(dǎo)者,會(huì)因?yàn)閭�(gè)人原因?qū)е乱粋�(gè)組織或群體發(fā)展時(shí)機(jī)的延誤或滯后。領(lǐng)導(dǎo)者只有成為利用時(shí)間的能手,恰到好處地安排工作,并且,能夠在關(guān)鍵時(shí)候把握良機(jī),才能保證整個(gè)組織或群體健康發(fā)展。
運(yùn)籌時(shí)間的方法和藝術(shù)
1、瞄準(zhǔn)工作目標(biāo),科學(xué)規(guī)劃時(shí)間
大家都知道,"雁陣"中的"頭雁"要高瞻遠(yuǎn)矚,始終朝著明確的方向飛行,才能帶領(lǐng)群雁最省時(shí)省力地到達(dá)目的地。領(lǐng)導(dǎo)者在組織或群體中就是充當(dāng)"頭雁"的角色,可以說,目標(biāo)是領(lǐng)導(dǎo)者"用時(shí)之道"的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)者是時(shí)間的決策人,又是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的責(zé)任者,一定要做到心中有目標(biāo),根據(jù)工作目標(biāo)科學(xué)地規(guī)劃自己的時(shí)間。
(1)按工作主次規(guī)劃時(shí)間。通過記錄自己的時(shí)間安排,分析自己的時(shí)間,按工作輕重緩急進(jìn)行排隊(duì),分出重要、次要、一般三類,重要的必須自己親手抓,次要的可以委托他人抓,自己只需過問一下;一般的可以暫時(shí)放一放。這樣,把時(shí)間用到最有價(jià)值的事情上,減少猶豫和徘徊造成的時(shí)間浪費(fèi)和時(shí)機(jī)喪失,使最重要、最緊迫的工作得到時(shí)間的保證,把時(shí)間花在"刀刃"上。
(2)合理制定工作時(shí)間表。俗話說:"凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。"領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該培養(yǎng)自己用戰(zhàn)略眼光來規(guī)劃長遠(yuǎn)工作,最簡單的方法是預(yù)先列出工作時(shí)間表,有計(jì)劃地從整體上使時(shí)間安排趨于優(yōu)化。制定時(shí)間表要注意以下幾個(gè)方面:首先,要優(yōu)先列出抓大事的時(shí)間。一般情況下,每年度領(lǐng)導(dǎo)者都要根據(jù)上級精神和本單位的實(shí)際情況,抓幾件建設(shè)性大事。工作時(shí)間安排要充分考慮各種客觀條件和領(lǐng)導(dǎo)者自身情況,使之切實(shí)可行,合理優(yōu)化。其次,常規(guī)性工作要注意在時(shí)間上相對固定。把每年度都定期開展的一些工作在時(shí)間上相對固定,會(huì)使有關(guān)人員事先有所準(zhǔn)備,做起來更熟練、更方便,使時(shí)間利用更合理。再次,一定要把各項(xiàng)工作在時(shí)間上相互穿插開,避免時(shí)間上沖突,保證工作得到有效的落實(shí)。最后,在安排時(shí)間表上要留有余地,以便應(yīng)付偶發(fā)事情。
2、注重發(fā)揮實(shí)效,善于節(jié)約時(shí)間
科學(xué)家雷巴柯夫說得好:"用分來計(jì)算時(shí)間的人,比用時(shí)來計(jì)算時(shí)間的人時(shí)間多59倍。"善于把時(shí)間分配得精密的領(lǐng)導(dǎo)者工作實(shí)效性也往往更高。一方面做事貴在及時(shí),當(dāng)斷即斷,該為就為,抓住時(shí)機(jī);另一方面要注重每一單位時(shí)間的效用,講究時(shí)間的有效價(jià)值,使單位時(shí)間創(chuàng)造出盡可能高的效益。
領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮工作實(shí)效性就必須善于節(jié)約時(shí)間:
(1)提高時(shí)間的使用率。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者每天都有很多事情要處理,往往會(huì)感到時(shí)間安排很滿,甚至不夠用,稍不注意就會(huì)陷入事物堆中。領(lǐng)導(dǎo)者一定要盡量克服浪費(fèi)時(shí)間的弊病,如紀(jì)律觀念差;開會(huì)時(shí)間過長;多數(shù)人等少數(shù)人;作報(bào)告拖沓、羅嗦;制度不健全,職責(zé)不清;相互扯皮,人浮于事等等。另外,領(lǐng)導(dǎo)者要盡可能把一次可完成的相聯(lián)的幾件事放在同一時(shí)間里去做,把互補(bǔ)的幾件事穿插來做,減少工作的空隙,提高時(shí)間使用價(jià)值。比如,領(lǐng)導(dǎo)者開會(huì)一定要講求效率,每次會(huì)議議題要精當(dāng);一次會(huì)議能解決的問題就不要分幾次開;會(huì)前讓與會(huì)者對會(huì)議先有充分準(zhǔn)備,嚴(yán)格限定會(huì)議各項(xiàng)議程時(shí)間等都會(huì)提高時(shí)間效率。
(2)學(xué)會(huì)"有所為,有所不為"。一個(gè)明智的領(lǐng)導(dǎo)者要掌握"有所為、有所不為"的藝術(shù),才能抓住根本,竭力節(jié)約自己的時(shí)間。不該管的事不要去管,沒意義的事不要去做,盡量減少不必要的行為,使自己的每一行為盡可能都具有一定價(jià)值。比如,領(lǐng)導(dǎo)者常會(huì)被請去參加各種活動(dòng)以撐門面,如果領(lǐng)導(dǎo)者礙于情面或其他原因總是有求必應(yīng),則會(huì)大大減少自己的時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)有選擇的參加各種活動(dòng),對于并無多少必要的邀請,應(yīng)學(xué)會(huì)說"不",敢于拋開不必要的應(yīng)酬,把時(shí)間用在有意義的領(lǐng)導(dǎo)工作上,同時(shí),領(lǐng)導(dǎo)者有充裕的時(shí)間積聚精力會(huì)使工作更加從容自如。
(3)不必過分追求完美。領(lǐng)導(dǎo)者沒有必要在任何事上要求自己盡善盡美,方方面面都做行家里手,要允許自己存在不足,有些"不能"。過分求全,會(huì)時(shí)時(shí)刻刻處于一種緊張狀態(tài),也會(huì)花費(fèi)太多時(shí)間在一些無意義的表面工作上,使重要工作的時(shí)間不能高效使用。所以,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)有清醒的自我意識,要努力去做一個(gè)稱職盡責(zé)的好領(lǐng)導(dǎo),而不要努力做完人。
(4)對下屬明確時(shí)間要求。領(lǐng)導(dǎo)者時(shí)間運(yùn)籌狀況與下屬工作參考文獻(xiàn)密切相關(guān),也會(huì)受下屬工作時(shí)間的影響和制約。因此,領(lǐng)導(dǎo)者對下屬安排工作要有明確的時(shí)間規(guī)定,不能只給任務(wù),不限時(shí)間,必須提出嚴(yán)格要求,并經(jīng)常檢查工作完成的進(jìn)度,才能保障工作的時(shí)效性。適當(dāng)建立獎(jiǎng)懲制度也不失為一種好方法,按時(shí)完成或提前完成工作任務(wù)的應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì),不能按時(shí)完成工作任務(wù)、作風(fēng)拖沓的要給予批評和懲罰。
(5)"把握住今天,勝過兩個(gè)明天"。李大釗說過:"我以為世間最寶貴的就是今,最容易喪失的也是今,因?yàn)樗钊菀讍适愿X得他寶貴"。他強(qiáng)調(diào):"今是生活,今是動(dòng)力,今是行為,今是創(chuàng)作"。高效的領(lǐng)導(dǎo)者往往都是有強(qiáng)烈"今"意識的人,懂得抓住今日,努力在今日。相反,把時(shí)間寄托在明天的人很難有所成就。
3、掌握生活規(guī)律,系統(tǒng)優(yōu)化時(shí)間
現(xiàn)代生物學(xué)揭示,每個(gè)人都有自己的"生物鐘",每個(gè)人的生理狀況都有周期變化,在周期的不同階段,反應(yīng)能力和機(jī)體水平也因人而異。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)逐漸摸索出自己的生物鐘,掌握自己每天最有效率、精力最充沛的時(shí)間,系統(tǒng)總結(jié)出一套工作規(guī)律,盡量用精力最充沛的時(shí)間去完成最重要的工作,把一些次要的工作放在自己精力低潮時(shí)去做。反之,不善于根據(jù)自身規(guī)律系統(tǒng)安排工作,時(shí)間運(yùn)用不分主次,就會(huì)大大降低工作效率。當(dāng)繁事成堆時(shí),就會(huì)眉毛胡子一把抓,東干一點(diǎn)西干一會(huì)兒,陷入混亂狀態(tài),導(dǎo)致雖然終日忙碌,但仍事不能盡其善。
另外,領(lǐng)導(dǎo)者掌握"有張有弛"的用時(shí)之道也十分重要。領(lǐng)導(dǎo)者也是人,其精力總是有限的,不可能永不疲倦。我們強(qiáng)調(diào)節(jié)約時(shí)間,珍惜時(shí)間,并不是說,領(lǐng)導(dǎo)者每時(shí)每刻都要緊張,一天到晚忙碌不停。要在有限時(shí)間中做出更多成績,只靠從早到晚是不夠的,必須懂得"有張有弛"的用時(shí)辯證法。領(lǐng)導(dǎo)者要使自己在工作時(shí)間保持充沛精力,高效率做好工作,就必須有一定的時(shí)間放松自己,通過輕重工作的搭配,通過工作與休息相結(jié)合來做到有張有弛。工作時(shí)弓張弦滿,全力以赴,休息時(shí)松弛身心,舒展精神。這樣,領(lǐng)導(dǎo)者才能養(yǎng)精蓄銳,以飽滿的工作熱情傾其全力做好領(lǐng)導(dǎo)工作。
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