業(yè)主檔案管理制度

　　在日常生活和工作中，制度的使用頻率逐漸增多，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結構。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編整理的業(yè)主檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

業(yè)主檔案管理制度1

　　為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。

　　3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息:包括服務質量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

　　6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務管理記錄等。

　　7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

　　1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

　　3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序將檔案有關內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應配備相應的.文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經(jīng)相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當業(yè)主聯(lián)絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質,管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

業(yè)主檔案管理制度2

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　三、職責

　　1、服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　2、服務中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗房表》。

　　(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　(9)業(yè)主的.有關證件復印件。

　　(10)其他應保存的資料。

　　2、檔案盒(夾)的制作

　　(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

　　(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:

　　×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務部管理的業(yè)主檔案。

　　(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序將檔案有關內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

　　5、業(yè)主檔案的跟蹤:

　　(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

　　a、通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;

　　b、業(yè)主發(fā)生更替時。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　7、業(yè)主檔案應永久保存。

　　8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

　　9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

　　五、記錄

　　《業(yè)主檔案目錄》

　　六、相關支持文件

　　《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》

業(yè)主檔案管理制度3

　　管理處業(yè)主檔案管理程序

　　一.目的

　　規(guī)范客戶檔案的管理工作。

　　二.適用范圍

　　適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

　　三.職責

　　1.物業(yè)部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　2.行政接待人員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四.程序要點

　　1.業(yè)主檔案內(nèi)容。

　　1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。

　　2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

　　3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　4)《鑰匙領用登記表》。

　　5)《業(yè)主證領用登記表》。

　　6)《業(yè)主入住驗房表》。

　　7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

　　8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　9)業(yè)主的有關證件復印件。

　　10)業(yè)主產(chǎn)權確認登記(產(chǎn)權證書)。

　　11)其他應保存的資料。

　　2.檔案盒(夾)的制作。

　　1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

　　2)在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。

　　3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

　　3.業(yè)主檔案袋的制作。

　　1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

　　2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標貼紙貼在檔案袋封面上。

　　4.將業(yè)主的'有關資料存放在相應的檔案袋內(nèi)。

　　5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　6.按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

　　7.業(yè)主檔案的跟蹤。

　　1)當發(fā)生下列情況變化時,行政接待人員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

　　a)通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;

　　b)業(yè)主發(fā)生更替時。

　　2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,行政接待人員應至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

　　3)對產(chǎn)權發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

　　8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　9.業(yè)主檔案應永久保存。

　　10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

　　11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。

　　12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;

　　13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;

　　14.借閱檔案要經(jīng)過批準,并做好記錄。

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