公司檔案室規(guī)章制度

　　在現(xiàn)在的社會(huì)生活中，越來(lái)越多地方需要用到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的公司檔案室規(guī)章制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　為提高公司的檔案管理水平，更有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《上海市城市建設(shè)檔案管理暫行辦法》、《上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗(yàn)收及報(bào)送規(guī)定》、《上海檔案條例》、《工程項(xiàng)目竣工后監(jiān)理資料歸檔管理辦法（暫行）》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。

　　第一條：檔案接收制度

　　1、定期收集各項(xiàng)目監(jiān)理部在工程施工過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值，經(jīng)過(guò)整理立卷的不同載體的文件資料；

　　2、檔案室要對(duì)各項(xiàng)目監(jiān)理部的立卷歸檔工作加強(qiáng)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；

　　3、接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應(yīng)符合下列要求：

　　應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

　　文件應(yīng)按公司檔案管理的要求，并結(jié)合工程實(shí)際情況合理整理、立卷；

　　歸檔的文件材料應(yīng)按照工程建設(shè)程序以時(shí)間和專(zhuān)業(yè)等分類(lèi)整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用；

　　4、接收檔案的時(shí)間和手續(xù)

　　工程項(xiàng)目竣工后一個(gè)月內(nèi)，監(jiān)理項(xiàng)目部將竣工資料整理完畢后填寫(xiě)檔案移交清單（一式兩份），寫(xiě)明案卷標(biāo)題、案卷數(shù)量及移交時(shí)間，交所屬工程部檢查審核；

　　工程部審核合格后在檔案移交清單上簽字，同竣工資料一起交總師室檔案管理人員驗(yàn)收。

　　總師室檔案管理人員驗(yàn)收合格后，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫(kù)房。

　　第二條檔案的管理制度

　　1、按照檔案形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的連續(xù)性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實(shí)的反映工程建設(shè)的全過(guò)程，如實(shí)體現(xiàn)項(xiàng)目監(jiān)理部的工作情況，便于查閱和檢查。

　　2、對(duì)接收檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化管理，主要是：

　　對(duì)所接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，包括各案卷是否完整，分類(lèi)是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全；

　　對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行電子信息化管理，便于查詢(xún)和調(diào)閱；

　　定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行清理，對(duì)超過(guò)10年的項(xiàng)目監(jiān)理資料移交丹利庫(kù)房保存，對(duì)超過(guò)20年的項(xiàng)目監(jiān)理資料在征得總師室領(lǐng)導(dǎo)同意后銷(xiāo)毀。

　　第三條檔案保管制度

　　1、檔案庫(kù)房需保持適宜的溫度，并配備滅火器。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，消除一切火災(zāi)隱患。

　　2、對(duì)庫(kù)房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)檢修，防止短路引起火災(zāi)。

　　3、檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查。被蟲(chóng)咬蝕的檔案不能入庫(kù)。庫(kù)房?jī)?nèi)要定期投放防蟲(chóng)藥，并勤于檢查。

　　4、檔案管理人員進(jìn)出庫(kù)房時(shí)要關(guān)燈，鎖好庫(kù)房門(mén)。

　　5、檔案庫(kù)要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫(kù)房。

　　6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一項(xiàng)目資料統(tǒng)一存放的要求入庫(kù)。

　　7、庫(kù)房柜要編制順序號(hào)，應(yīng)有檔案資料存放的示意圖。

　　第四條檔案的統(tǒng)計(jì)制度

　　1、認(rèn)真做好檔案資料數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。

　　2、建立健全歸檔資料的電子臺(tái)帳，掌握檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、銷(xiāo)毀等相關(guān)信息，不斷提高檔案的管理水平。

　　第五條檔案的保密制度

　　1、檔案管理人員要認(rèn)真做好庫(kù)房的安全保衛(wèi)和保密工作，非本部門(mén)人員未經(jīng)同意，不得進(jìn)入庫(kù)房。

　　2、檔案資料一般不準(zhǔn)外借，必要時(shí)可摘錄，必須復(fù)印時(shí)須經(jīng)總師室同意并登記備案。凡需復(fù)制保密檔案材料須經(jīng)總師室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

　　3、如遇所借檔案丟失，須及時(shí)通知總師室，并寫(xiě)明情況以便及時(shí)處理。

　　4、檔案管理人員應(yīng)維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全為準(zhǔn)則，做到不失密、不泄密。

　　第六條檔案的銷(xiāo)毀制度

　　1、對(duì)已期滿的檔案材料列出檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司及總師室領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　2、執(zhí)行銷(xiāo)毀時(shí)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，監(jiān)督銷(xiāo)毀，并且銷(xiāo)毀記錄上至少有兩人以上的簽名。

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