檔案信息化管理的制度
現(xiàn)如今，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰(shuí)？下面是小編精心整理的檔案信息化管理的制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
檔案信息化管理的制度1
科技信息化高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度將被人事檔案信息化的管理所代替。人事檔案信息化的管理是指采用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)來(lái)完善當(dāng)今的人事檔案管理工作，是人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和結(jié)果。
隨著我國(guó)改革開放的程度不斷加深，各個(gè)行業(yè)的不斷發(fā)展，流動(dòng)人口也在逐年攀升，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要，人事檔案信息化管理成為了人事檔案管理區(qū)域的發(fā)展趨勢(shì)和結(jié)果。人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨而繁瑣的系統(tǒng)性工程，它涉及到檔案管理工作的方方面面，只有提高和深化檔案工作者對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，才能推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的步伐，建設(shè)出適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的人事檔案信息化管理制度。
一、我國(guó)人事檔案管理制度的發(fā)展現(xiàn)狀
我國(guó)的人事檔案管理制度始于20世紀(jì)50年代，為我國(guó)的公共管理工作做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。隨著我國(guó)社會(huì)主義的政治體制和市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)體制的改革深入，傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端和不足也逐漸凸顯出來(lái)，人事檔案管理工作遇到了改革的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
�。ㄒ唬n案內(nèi)容不夠精確。隨著我國(guó)社會(huì)的不斷向前發(fā)展，各種人事流動(dòng)也愈加頻繁。人事檔案管理工作與我們的個(gè)人生活工作是息息相關(guān)的，由于在最初的人事檔案建設(shè)過(guò)程中的大意，導(dǎo)致了不少人事檔案資料不齊全或千篇一律的結(jié)果，人事檔案管理工作失去了它反映真實(shí)情況的作用，使人事檔案管理工作落后于社會(huì)的發(fā)展，面臨著無(wú)法落實(shí)到個(gè)人的尷尬局面。
�。ǘ┕芾矸绞降穆浜�。在我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)的改革過(guò)程中，許多的機(jī)構(gòu)和單位都進(jìn)行了重組建設(shè)，頻繁的人事任免導(dǎo)致了人員流動(dòng)性較大，人事檔案管理工作也變得繁瑣。在不少事業(yè)單位或機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作方面，仍然采取的是手工記錄方式，這顯然與社會(huì)發(fā)展是脫節(jié)的。我國(guó)在經(jīng)濟(jì)、文化及其政治方面的發(fā)展成就是有目共睹的，但在公共管理體系中卻存在著一些問(wèn)題和缺陷，全面的完善我國(guó)的人事管理制度，是我國(guó)公民人事檔案準(zhǔn)確性和安全性的重要保障。
二、建設(shè)人事檔案信息化管理
建設(shè)出一個(gè)獨(dú)立的人事檔案信息化管理機(jī)構(gòu)是我國(guó)人事檔案管理制度的革新目標(biāo)，是整合我國(guó)的人事檔案資源和實(shí)現(xiàn)我國(guó)公共服務(wù)均等化的重要途徑。
�。ㄒ唬┩晟莆覈�(guó)人事檔案管理制度。
人事檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，要完善我國(guó)的人事檔案管理制度要嚴(yán)格要求檔案工作者的職業(yè)道德，在人事檔案管理工作中要嚴(yán)格遵守《人事檔案保管與保密制度》、《人事檔案材料鑒別歸檔制度》、《人事檔案材料收集制度》、《人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《人事檔案查（借）閱制度》等五個(gè)基本規(guī)章制度，讓我國(guó)的人事檔案管理加快步入科學(xué)化、制度化、信息化發(fā)展軌道的速度。
�。ǘ┎粩嗵岣邫n案工作者的素質(zhì)水平。人事檔案管理工作是一個(gè)以人為主的工作，檔案工作的質(zhì)量好壞很大程度取決于檔案工作者的工作態(tài)度和職業(yè)道德水平，因此提高檔案工作者的素質(zhì)水平在人事檔案管理工作中顯得尤為重要。只有加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的政治教育，提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)，才能使檔案工作者在從事枯燥單一的檔案工作時(shí)保持高度的責(zé)任感，減少檔案工作的失誤和差錯(cuò)，積極的去探索科學(xué)的工作方法，使人事檔案管理工作邁向科學(xué)、實(shí)用的'信息化時(shí)代。
�。ㄈ┬畔⒒墓芾硎侄巍Ｐ畔⒒墓芾硎侄问钱�(dāng)今社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)，將信息化手段運(yùn)用到人事檔案管理中來(lái)，提高人事檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的管理。目前，國(guó)外的人事檔案大都已經(jīng)使用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理，國(guó)內(nèi)也在不斷發(fā)展之中，要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要使用信息化的手段，還要注重人事檔案管理的法律制度的建設(shè)和檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)。
三、人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題
人事檔案信息化管理是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)和結(jié)果，但是新事物的發(fā)展過(guò)程往往是曲折向上的，在人事檔案信息化管理的發(fā)展過(guò)程中就存在著一些問(wèn)題和不足。
�。ㄒ唬┤耸聶n案信息化管理工作缺乏組織性。在我國(guó)的人事檔案管理工作中，傳統(tǒng)的工作方法在一段時(shí)間內(nèi)無(wú)法完全被信息化手段覆蓋，缺乏總體的規(guī)劃。缺乏總體規(guī)劃也就意味著每個(gè)地區(qū)的人事檔案管理工作的發(fā)展是不同步的，這種沒(méi)有組織性的局面為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理設(shè)置了路障。
（二）人事檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待完善。人事檔案最基礎(chǔ)的工作就是資料的采集，在有些單位中檔案工作人員的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，且沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致了人事檔案質(zhì)量不高、檔案的更新不及時(shí)等等問(wèn)題，這些問(wèn)題都制約了人事檔案信息化管理工作的發(fā)展和普及。
（三）人事檔案的保密工作受到挑戰(zhàn)。
人事檔案信息化主要是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，人事檔案信息的安全面臨著威脅，其主要因素有兩個(gè)：一是由于人事檔案管理部門的人員安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)沒(méi)有嚴(yán)格的審核和管理，缺乏相關(guān)的計(jì)算機(jī)安全知識(shí)，沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)采取安全保密工作，是威脅人事檔案信息的最大因素。二是由于有些檔案部門沒(méi)有配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員，沒(méi)有在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置有效的防護(hù)措施，使得人事檔案信息處于危險(xiǎn)狀態(tài)。
（四）信息化人才匱乏。人事檔案信息化管理工作對(duì)檔案工作者的工作水平提出了更高要求。在實(shí)現(xiàn)信息化的管理過(guò)程中，必須要建設(shè)一支擁有信息化知識(shí)的檔案管理隊(duì)伍，不僅要有熟練的檔案管理能力，還有掌握一些必要的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。目前我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)中，雖然已經(jīng)補(bǔ)充了一些掌握信息化技術(shù)的人才，但是檔案管理隊(duì)伍總體還是處于低水平位置的。信息化人才的嚴(yán)重匱乏，嚴(yán)重的阻礙了人事檔案信息化管理工作的發(fā)展和普及。
四、完善人事檔案信息化管理制度
在人事檔案信息化管理工作的發(fā)展過(guò)程中我們要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。首先，要制定人事檔案信息化管理工作的具體規(guī)劃。一是要注重各部門間的密切協(xié)作，做到合理分工、各司其職，逐步的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的整合與共享。二是要對(duì)人事檔案信息化管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，使整項(xiàng)工作能夠有計(jì)劃的進(jìn)行。
其次，人事檔案信息化管理工作要做到有法可依、有規(guī)可循，這是人事檔案信息化管理工作健康發(fā)展的有力保障。
檔案管理部門要從經(jīng)充分調(diào)查和研究的結(jié)果出發(fā)，借鑒國(guó)際上人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立起符合我國(guó)國(guó)情的人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為我國(guó)的人事檔案信息化建設(shè)提供有力的保障。
再次，由于人事檔案信息化的管理工作容易受到人為和網(wǎng)絡(luò)所帶來(lái)的安全威脅，所以檔案管理部門要嚴(yán)格要求檔案管理人員，對(duì)檔案信息做到嚴(yán)格審查、嚴(yán)格管理。并在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝有效的防護(hù)軟件，避免受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，確保人事檔案信息的安全。
最后，要推進(jìn)人事檔案信息化的步伐，就必須配備一支既有熟練的人事檔案管理能力，又掌握信息化技術(shù)的人才隊(duì)伍。檔案管理人員要深入的學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，重點(diǎn)掌握自己管理區(qū)域內(nèi)的技術(shù)知識(shí)，具備良好的理論知識(shí)應(yīng)用能力，以良好的信息化技術(shù)來(lái)推動(dòng)人事檔案信息化管理的進(jìn)程。
五、結(jié)語(yǔ)
人事檔案管理是一種以社會(huì)信息為依托，服務(wù)于社會(huì)大眾的工作。在信息化技術(shù)高度發(fā)展的今天，人事檔案管理也要實(shí)現(xiàn)向信息化的改革。只有運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來(lái)發(fā)展人事檔案管理，才能早日實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的管理，才能為社會(huì)主義建設(shè)作出更大的貢獻(xiàn)。
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檔案信息化管理的制度2
摘要：計(jì)算機(jī)的開展，為我們生活的各個(gè)方面帶來(lái)了便利，應(yīng)用辦公室軟件系統(tǒng)或其他軟件對(duì)文件進(jìn)行管理越來(lái)越便當(dāng)，在檔案管理方面我國(guó)很多中央都采用了信息化的技術(shù)，但是仍有一局部檔案由于時(shí)間的長(zhǎng)遠(yuǎn)以及重要性，沒(méi)有被信息化。信息化檔案建立會(huì)大大的便當(dāng)我們檔案的管理和查閱工作，但是電子檔案依賴于電子設(shè)備，假如設(shè)備呈現(xiàn)問(wèn)題就可能面臨檔案失效，同時(shí)把檔案存在放在網(wǎng)絡(luò)上容易被別人入侵，檔案平安性不高。本文剖析了電子檔案的信息化管理的優(yōu)點(diǎn)及缺陷，并討論了電子檔案將來(lái)的開展趨向。
如今的檔案管理處于傳統(tǒng)文件式和電子式平分天下的狀況，在一些新的機(jī)構(gòu)或單位普通都采用電子檔案的管理，由于電子檔案有著快速直觀的特性，但是有些重要部門或者以前的機(jī)構(gòu)，為了保證檔案的平安性或者材料太難整理沒(méi)有完成電子化管理。電子化檔案管理是一個(gè)必然趨向，電子化檔案有著諸多優(yōu)點(diǎn)，但是也有著缺陷，但是這些缺陷是今后能夠處理的，最重要的觀念的改動(dòng)。
1電子檔案是檔案開展的趨向
電子化、信息化辦公為我們的工作的便利性和工作速度有著很大的提升。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的開展，定制類軟件降生，辦公質(zhì)量和速度得到更多的提升。因而檔案的電子化和信息化也是開展的必然性。由于電子檔案有著以下的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：第一，電子檔案對(duì)辦公的場(chǎng)地請(qǐng)求小，在貯存大量的檔案時(shí)不需求檔案室，不需求房屋和場(chǎng)地的請(qǐng)求，有足夠裝置電腦的位置即可。大大減少了場(chǎng)地本錢。第二，電子檔案記載信息和查找信息的速度快，相比擬傳統(tǒng)及檔案室設(shè)計(jì)，電子檔案只需求簡(jiǎn)單的操作幾下鼠標(biāo)和鍵盤就要能夠查找到相應(yīng)信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復(fù)制速度快，有些檔案要需求共享時(shí)，電子檔案能夠快速完成材料復(fù)制，但是傳統(tǒng)檔案管理速度慢，而且會(huì)經(jīng)常呈現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)電子檔案的文字都是由計(jì)算機(jī)編輯，可以很好的辨認(rèn)。但是有些傳統(tǒng)檔案有人書寫，內(nèi)容有時(shí)很難識(shí)別。
2電子檔案存在的缺陷
2.1電子文件的平安性和長(zhǎng)期保管性問(wèn)題
電子數(shù)據(jù)的保管憑仗的是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)硬件或者互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)。所以這也是電子檔案的.弊病所在，中國(guó)人心里有種“眼見為實(shí)”的觀念，對(duì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檔案，由于看不到數(shù)據(jù)的詳細(xì)存在一直對(duì)檔案的平安性抱有疑問(wèn)，電子檔案在長(zhǎng)期保管中遭到計(jì)算機(jī)硬件的影響，假如存儲(chǔ)的硬盤損壞。將代表一切文件都可無(wú)法找回，但是應(yīng)用最近的云技術(shù)能夠擺脫數(shù)據(jù)對(duì)硬件的依賴，但是另一個(gè)問(wèn)題還是電子檔案的重要缺陷，那就是平安性。電子檔案可能被不法分子入侵然后文件損失，或者被非法復(fù)制，以及程序員的失誤操作形成文件不可修復(fù)性破壞等問(wèn)題，也是電子檔案的平安性的重要問(wèn)題。但是一切辦法都不是圓滿的，傳統(tǒng)文件檔案管理也可能面臨火災(zāi)，偷盜等問(wèn)題。電子檔案的入侵相對(duì)較容易，抗干擾才能差，同時(shí)數(shù)據(jù)修復(fù)才能較低，但這些是逐步能被修復(fù)和改善的。
2.2紙質(zhì)和電子檔案并存的問(wèn)題
關(guān)于我國(guó)而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，在居民意中一向有著“白紙黑字”的想法。因而，局部地域并未大范圍的提高電子檔案，其紙質(zhì)檔案仍然占有大局部的檔案工作內(nèi)容。此時(shí)，紙質(zhì)和電子檔案并存的問(wèn)題，直接影響我國(guó)的電子檔案提高和信息化管理工作。從目前的狀況來(lái)看，兩種檔案方式并存問(wèn)題主要表如今以下幾個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案常常會(huì)由于對(duì)環(huán)境請(qǐng)求較高，因而在持久的保管后，字領(lǐng)會(huì)含糊、頁(yè)面會(huì)發(fā)黃，此時(shí)要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，局部秘密檔案或者是及其重要的文件，必需經(jīng)過(guò)紙質(zhì)檔案來(lái)保管；第三，電子檔案的工作并未得到一切人的信任，呈現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)分，并不能第一時(shí)間找到紙質(zhì)檔案來(lái)比照，由此在客觀上構(gòu)成了檔案方式的抵觸，社會(huì)言論的壓力也在客觀上為電子檔案工作形成了不小的影響。
3電子檔案信息化管理計(jì)劃
3.1更新電子檔案的管理辦法
電子檔案有著比傳統(tǒng)檔案優(yōu)秀的特性，但是也有著缺陷，有著關(guān)于平安性上人們的擔(dān)憂。為了補(bǔ)償電子檔案存在的缺陷，就要改動(dòng)電子檔案的管理辦法。首先就是依照檔案的重要水平樹立合適相應(yīng)的防火墻，同時(shí)關(guān)于極重要的檔案樹立相應(yīng)的鏡像，把鏡像文件給公眾運(yùn)用，同時(shí)主體文件維護(hù)平安性，就算不法分子入侵了鏡像檔案系統(tǒng)，也不會(huì)形成什么影響，只需再?gòu)?fù)制一個(gè)新鏡像就能夠把被竄改的數(shù)據(jù)交換。檔案管理的日常工作時(shí)，應(yīng)該做好相關(guān)人員的培育工作，減少失誤操作，同時(shí)做好相應(yīng)的備份。同時(shí)做好云設(shè)備的應(yīng)用，把檔案樹立在云上，維護(hù)在硬件呈現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，檔案的平安性。另外要對(duì)檔案進(jìn)行經(jīng)常性的檢查，掃除病毒以及做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)整理。電子數(shù)據(jù)假如把平安性問(wèn)題處理了就逐步替代傳統(tǒng)檔案的位置，做到檔案全部的電子化。
3.2采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理
電子檔案信息化管理外表上比擬優(yōu)良，但在實(shí)踐的操作中，并不一定會(huì)取得理想的效果，其平安隱患和要挾較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過(guò)程中，還應(yīng)積極采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，即對(duì)原始文件展開大量的維護(hù)和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個(gè)方面動(dòng)身。第一，電子檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功用，并進(jìn)行相應(yīng)的。用戶確認(rèn)工作。第二，電子檔案部門在展開信息化管理的過(guò)程中，必需和技術(shù)部門、法律部門等專業(yè)部門進(jìn)行親密的配合，以此來(lái)保證信息化管理的規(guī)范化和自動(dòng)化，減少各種不用要的矛盾和抵觸。第三，由于原始電子文件的重要性，應(yīng)定期展開備份工作，保證一切的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲(chǔ)的過(guò)程中，應(yīng)設(shè)定一定的密保措施，避免呈現(xiàn)惡性事情；同時(shí)，每一次的電子檔案更新，都不要掩蓋之前的材料，應(yīng)保證檔案在調(diào)取過(guò)程中，能夠明晰的展示出每一次的更新時(shí)間、更新內(nèi)容。第五，由于電子文件的原始性十分重要，因而應(yīng)對(duì)其采用最新的技術(shù)來(lái)完成，并且要經(jīng)過(guò)多項(xiàng)測(cè)試，需確保每一個(gè)方面都萬(wàn)無(wú)一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的展開，將來(lái)工作還會(huì)進(jìn)一步提升。
4結(jié)論
在檔案的管理上懂得分離新的技術(shù)，把信息化融入其中。樹立電子化檔案，在電子檔案的管理應(yīng)用中樹立相應(yīng)的機(jī)制，認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺陷。發(fā)揮電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，關(guān)于缺陷方面要分離相應(yīng)的技術(shù)改善相應(yīng)的平安性上的問(wèn)題。關(guān)于一些主要檔案管理能夠采用兩種檔案管理形式共同進(jìn)行方式，然后慢慢的電子檔案會(huì)占領(lǐng)檔案管理的主流位置。
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檔案信息化管理的制度3
隨著信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，高科技應(yīng)用產(chǎn)品參與各行業(yè)管理，高校檔案管理工作也越來(lái)越多的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行科學(xué)化管理。牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院檔案管理也隨之進(jìn)入了信息化管理時(shí)代。牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院是由原牡丹江市職工大學(xué)，牡丹江廣播電視大學(xué)，牡丹江大學(xué)建工學(xué)院資源整合后合并而成�，F(xiàn)設(shè)有中專，大專，專科起點(diǎn)升本科，遠(yuǎn)程開放教育等多種辦學(xué)層次。由此，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、產(chǎn)業(yè)化、自動(dòng)化，促進(jìn)現(xiàn)今學(xué)校檔案工作科學(xué)化的發(fā)展尤為重要。
一、高等學(xué)校檔案管理信息化的價(jià)值
近年來(lái)，檔案的生成方式在社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展壯大的同時(shí)也產(chǎn)生了很大的變化。由原來(lái)的人工書寫、實(shí)體存放等紙讀形式逐漸的轉(zhuǎn)成利用電子專用設(shè)備錄入、儲(chǔ)存的機(jī)讀形式。信息化機(jī)讀形式怎樣在高等院校檔案管理中更具有價(jià)值，更加系統(tǒng)化，更好的為師生提供完善的服務(wù)，是現(xiàn)代信息化檔案管理時(shí)期帶給去人們的重大機(jī)遇。相應(yīng)的解決信息化檔案管理系統(tǒng)研發(fā)、使用過(guò)程中所面臨的問(wèn)題，特別是網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、備份等問(wèn)題，也將是現(xiàn)代信息化檔案管理給予我們的巨大挑戰(zhàn)。做好檔案信息化系統(tǒng)研發(fā)前期工作，參考、借鑒、調(diào)查、研究相應(yīng)管理系統(tǒng)、資料，開拓思想、創(chuàng)新優(yōu)化。分析現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)媒介當(dāng)中的安全隱居問(wèn)題，做好防范工作措施和后續(xù)處理工作辦法將是檔案信息化管理現(xiàn)階段需要攻克的一項(xiàng)難關(guān)。
二、高等學(xué)校檔案管普遍存在的問(wèn)題
高校檔案的管理、利用是以科學(xué)的信息化為載體，以分享、利用信息資源為目地，以提升教學(xué)質(zhì)量為最終要求的管理。他不同于以往各類學(xué)校以保管檔案為主要目標(biāo)的檔案管理。其是高校教學(xué)當(dāng)中的重中之重。但是多年來(lái)它都以學(xué)院副設(shè)設(shè)施形式存在，作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續(xù)舊式的檔案管理方法管理自己的檔案，僅是起保管儲(chǔ)存作用，檔案信息的特定服務(wù)用途并未得到開發(fā)。目前牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)歷教育在校生近3000人，年培訓(xùn)13000多人次。著重強(qiáng)調(diào)完善教學(xué)檔案管理信息化是畢行之路，涉獵多項(xiàng)專業(yè)，整合檔案信息化管理的規(guī)劃、利用尤為重要，要充分發(fā)揮收存檔案信息作用及價(jià)值。
三、加速信息化管理進(jìn)程，提高檔案信息利用率
�。ㄒ唬n案信息化管理應(yīng)用原則
制定和實(shí)施高校檔案信息化管理規(guī)范性、安全性、效益性原則可以提升高校的教學(xué)質(zhì)量和工作效率。依照相關(guān)職能部門制定的檔案規(guī)范和法規(guī)，使用檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，規(guī)范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現(xiàn)象發(fā)生�，F(xiàn)代網(wǎng)路絡(luò)科技的發(fā)達(dá)，給人們帶來(lái)方便的'同時(shí)，也伴隨著一定的安全隱患，不法分子常常利用網(wǎng)絡(luò)漏洞盜取機(jī)密信息。加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)中網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的研發(fā)至關(guān)重要。找尋有效的保護(hù)措施，成立專業(yè)信息技術(shù)部門，確保檔案信息及信息系統(tǒng)的安全。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)需人、建物、耗財(cái)?shù)南到y(tǒng)化工程，但它的建立是勢(shì)在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原則。結(jié)合學(xué)校自身?xiàng)l件、基礎(chǔ)，發(fā)展方向，服務(wù)對(duì)象等因素，研究其利用率，制定自己的系統(tǒng)模式，化繁為簡(jiǎn)，關(guān)注點(diǎn)要、熱點(diǎn)，優(yōu)化信息化檔案管理。
�。ǘ┭邪l(fā)建立檔案管理信息化系統(tǒng)
高校的信息化檔案管理就是在原由的傳統(tǒng)式檔案管理的基礎(chǔ)上加入利用電子專用設(shè)備錄入、儲(chǔ)存、查詢、借取等形式，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞方式向服務(wù)對(duì)象提供快捷一體化高質(zhì)服務(wù)，提高廣大師生對(duì)檔案信息的利用效率，也相應(yīng)的優(yōu)化檔案從業(yè)人員的工作環(huán)境。
1.檔案管理的技術(shù)流程。我們首先應(yīng)當(dāng)建立長(zhǎng)效的檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合院校本身的實(shí)際情況，利用電子設(shè)備從電子檔案的收集、整編、歸檔、驗(yàn)收、整理、入庫(kù)到檔案信息的發(fā)布、查詢、借閱、銷毀等處理流程進(jìn)行全過(guò)程控制和管理。按照其處理流程，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件功能模塊。其流程中完善、規(guī)范檔案管理工作相關(guān)制度應(yīng)是第一優(yōu)先完成事情，使今后檔案從業(yè)人員有規(guī)可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
2.檔案信息化管理建設(shè)。在高校檔案管理的信息化進(jìn)程中，要弘揚(yáng)高校的傳統(tǒng)文化精神，傳承好的管理理念，在此基礎(chǔ)上堅(jiān)持改革創(chuàng)新。要做到運(yùn)用電子技術(shù)，建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以便提高檔案利用效率，提升服務(wù)質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上推進(jìn)電子檔案多媒體化改革。整合多方面檔案信息資源轉(zhuǎn)型為數(shù)字化管理，建設(shè)成相關(guān)的全文信息型及多媒體信息型數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)多形式信息化輸出，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。要注意的是對(duì)于整編后歸檔的檔案信息需要進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收程序方可入庫(kù)，以確保檔案信息完整、準(zhǔn)確。3.提升檔案信息化管理水平。檔案從業(yè)人員是高校檔案信息化改革的核心要素。其自身素質(zhì)及職業(yè)素養(yǎng)，開拓及創(chuàng)新精神，所擁有的管理理念都影響著檔案管理水平和質(zhì)量。學(xué)院應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理部門的創(chuàng)建，加大吸收專業(yè)檔案從業(yè)人員充實(shí)隊(duì)伍，定期組織檔案工作人員參加進(jìn)修，提供相應(yīng)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者，以便于在之后的工作中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，保量?jī)?yōu)質(zhì)提升檔案管理水平。
在科技高速發(fā)展的今天，高校檔案應(yīng)用信息化管理也在適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展中不斷的提高提升自己。它的存在反映出一個(gè)學(xué)校的教學(xué)水平及理念。它的完善有助于提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。它的發(fā)展日益加快，也任重道遠(yuǎn)。
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