會計電算化檔案管理的要求

　　會計檔案管理是單位內部控制和財務管理的重要組成部分，它對保證會計信息真實、完整以及為后續(xù)決策提供依據具有重要意義。以下是小編為大家收集的會計電算化檔案管理的要求，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　計算機內會計數(shù)據的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　一、電算化會計檔案管理概述

　　電算化會計檔案包括以磁性介質存儲在計算機中的會計數(shù)據，以及計算機打印輸出的書面形式的會計數(shù)據，還有會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行過程中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

　　存儲在計算機中的會計數(shù)據，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據，其保存期限應與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應會計數(shù)據(書面形式的會計財簿、報表)相一致。

　　會計軟件及相關文檔資料，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

　　二、記賬憑證的生成與管理

　　計算機替代手工記賬后，記賬憑證的生成有兩種方式：

　　1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應有錄入員、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應由出納人員簽名和蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。

　　計算機與手工并行工作期間，可用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據有關規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據以登記手工賬簿。

　　此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。

　　三、會計賬簿、報表的生成與管理

　　計算機替代手工記賬后，財政部對會計賬簿和會計報表的書面打印有明文規(guī)定，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但財政部的規(guī)定同時考慮到計算機打印的特殊情況，在會計資料生成方面作了一些靈活規(guī)定，包括：

　　1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結�，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。

　　2.一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印。

　　3.在所有記賬憑證數(shù)據和明細分類賬數(shù)據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

　　4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。

　　6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。

　　8.各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借。

　　9.各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

　　四、電算化會計檔案的基本要求

　　1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，最好放在兩個不同的建筑物內。

　　2.采用磁性介質保存會計檔案的，要定期進行檢查，定期復制，防止由于磁性介質損壞而導致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4oC-50oC，相對濕度8%-83%，磁場強度50奧斯特。

　　3.嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

　　4.各種會計資料，包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。

　　5.經領導同意借閱的會計資料，應履行相應的借閱手續(xù)，經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查病毒，防止感染病毒。

　　6.大中型企業(yè)應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數(shù)據，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。

　　7.存有會計信息的磁性介質及其他介質，在未打印成書面形式之前，應妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。

　　8.對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應具備出納人員簽名和蓋章等。

　　9.對違反會計檔案管理制度的人員，應該進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應報告本單位領導或財政、審計機關嚴肅處理。會計檔案應該由專人負責。

　　模擬練習

　　【例題1·判斷題】會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能。( )

　　答案：√

　　【例題2·判斷題】會計核算軟件中采用的各級會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。( )

　　答案：×

　　【例題3·單選題】下列職責中，( )崗位是不相容職責。

　　A.電算化主管與審核

　　B.憑證錄入與修改

　　C.憑證錄入與審核

　　D.電算化主管與記賬

　　答案：C

　　【例題4·單選題】操作人員要嚴格遵守計算機的操作程序，并遵循( )的要求。

　　A.操作制度

　　B.機房管理制度

　　C.會計制度和會計準則

　　D.會計電算化

　　答案：C

　　【例題5·多選題】會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護計算機以及會計核算軟件的工作崗位。大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可以考慮設立如下崗位( )。

　　A.電算主管

　　B.審核記賬

　　C.電算維護

　　D.數(shù)據分析

　　答案：ABCD

　　【例題6·多選題】電算化系統(tǒng)中恢復功能是系統(tǒng)非常重要的基本功能，進行這一工作時應當( )。

　　A.所有人員均有恢復權

　　B.檢查備份日期

　　C.恢復往年資料前備份當前資料

　　D.指定專人操作

　　答案：BCD

　　會計檔案管理是單位內部控制和財務管理的重要組成部分，它對保證會計信息真實、完整以及為后續(xù)決策提供依據具有重要意義。

　　以下是會計檔案管理的相關要求：

　　1.歸檔范圍：

　　會計檔案應包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告以及其他具有保存價值的會計資料。具體包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、財務會計報告、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊等。

　　2. 電子會計檔案歸檔要求：

　　形成的電子會計資料來源需真實有效，使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料。同時，需建立電子檔案備份制度，防止數(shù)據丟失或損壞。

　　3. 保管期限：

　　會計檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期保管的期限分為五年、十五年、二十五年，期限從會計年度終了后的第一年算起。具體保管期限根據檔案類型而定。

　　4. 保管要求：

　　會計檔案應妥善保管，防止丟失、損壞或泄密。紙質檔案應存放在專門的檔案室或庫房，并設置防盜、防火、防潮等安全措施。電子檔案應使用符合國家標準的電子檔案管理系統(tǒng)進行管理，并定期備份。

　　5. 移交要求：

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。臨時保管期間，會計檔案的保管應符合國家檔案管理的有關規(guī)定。

　　6. 檔案整理：

　　會計檔案整理應按檔案類別、年度、編號進行分類整理。歸檔整理應按檔案保管期限進行歸檔整理。編號整理應對每個檔案進行編號，方便查找。

　　7. 借閱要求：

　　會計檔案借閱需經財務負責人或單位領導批準，借閱人員需填寫借閱申請單。借閱人員應按規(guī)定使用檔案，并及時歸還。

　　8. 銷毀要求：

　　保管期滿的會計檔案，應按規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應對檔案進行嚴格審查，確保檔案無保存價值。

　　總之，會計檔案管理要求單位建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理職責，確保會計檔案的安全、完整和可用。

【會計電算化檔案管理的要求】相關文章：

檔案管理崗位職責及要求06-20

檔案管理崗位職責及要求【薦】06-20

檔案管理崗位職責及要求合集(6篇)06-20

會計檔案管理06-16

檔案管理經理職位描述與崗位職責任職要求11-14

會計檔案管理辦法11-13

會計檔案管理制度10-29

會計檔案管理制度07-18

會計電算化實習總結01-18

會計電算化實習總結01-23