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物業(yè)檔案管理辦法

時(shí)間：2024-12-10 12:01:12 管理我要投稿

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物業(yè)檔案管理辦法范本

物業(yè)檔案管理辦法范本1

　　1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　業(yè)主入伙資料

　　業(yè)戶家庭資料

　　業(yè)戶聯(lián)系電話

　　包括：正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話，如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、E-mail地址等。

　　業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

　　包括：裝修申請(qǐng)表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。

　　業(yè)戶日常維修資料

　　包括：維修、維修回訪等記錄情況。

　　業(yè)戶反饋資料

　　包括：服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。

　　2、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的，其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理：資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　業(yè)戶檔案的收集

　　××物業(yè)設(shè)立檔案室，建立相應(yīng)規(guī)章制度，對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大資料來源，從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔，實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。

　　業(yè)戶權(quán)籍資料管理

　　從業(yè)戶入伙開始，應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作，權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔，應(yīng)做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料，動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況，為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

　　業(yè)戶檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料，統(tǒng)一交檔案員集中整理，整理的.重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類，做到條理清晰、便于查閱。

　　3、業(yè)戶檔案的歸檔

　　××廣場(chǎng)××號(hào)樓項(xiàng)目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心�！痢廖飿I(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系，將資料分類有序地保存，并輸入計(jì)算機(jī)存檔，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　4、檔案的利用

　　為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料，直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù)，從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　5、業(yè)戶檔案的管理

　　業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定，借閱必須由具備規(guī)定條件：的人員經(jīng)登記后方可借出，歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作，計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

物業(yè)檔案管理辦法范本2

　　第一章總則

　　第一條為貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，切實(shí)加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”)的檔案管理，制訂本辦法。

　　第二條本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料。

　　第三條公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄，是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)重要工作。

　　第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)

　　第四條公司綜合部設(shè)立檔案室，專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，并對(duì)公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

　　第五條公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃，并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。

　　第六條檔案部門應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù)，采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

　　第三章檔案管理要求

　　第七條檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過程，應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的`專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

　　第八條根據(jù)國(guó)家集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的規(guī)定，對(duì)科技、文書、會(huì)計(jì)、聲像檔案進(jìn)行分類管理�？萍紮n案由工程管理部管理，會(huì)計(jì)檔案、各種合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部管理，文書和聲像檔案由綜合部管理。

　　第九條歸檔的文件材料，由公司各部門進(jìn)行收集、整理，定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。

　　第十條歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng)，準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容；歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書寫和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫；歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡、圖像清晰，反差良好。

　　第十一條公司各部門應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目，并定期向檔案室移交集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位，應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

　　文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目；人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目；基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。

　　對(duì)歸檔的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，按歸檔要求及時(shí)整理上架。

　　第十二條對(duì)機(jī)密檔案、涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案，要制定檔案安全保密制度，切實(shí)加強(qiáng)安全保管，確保檔案的絕對(duì)安全。

　　第十三條應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作，應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，購(gòu)置足夠的檔案裝具，檔案庫房面積應(yīng)滿足需要；要切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作，確保檔案的安全防護(hù)和長(zhǎng)期保存。

　　第四章文件的收集與歸檔

　　第十四條各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

　　(一)綜合部：收文、發(fā)文、會(huì)議文件、電報(bào)、申請(qǐng)、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、大事記、會(huì)議記錄、會(huì)議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料，勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇形成的文件材料，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘形成的文件材料，干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料，法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料，由綜合管理部專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，各部門有關(guān)人員要予以配合。

　　(二)計(jì)財(cái)部：會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價(jià)格管理和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料，有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負(fù)責(zé)收集、整理。

　　(三)工管部：施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)等文件材料。

　　(四)安質(zhì)部：預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。

　　(五)物設(shè)部：甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。

　　第十五條文件材料的歸檔要求

　　綜合部對(duì)收集來的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后，公文起草部門應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存，按年度進(jìn)行分類整理，列清目錄，立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ)，按照文件之間的歷史聯(lián)系，分門別類，使整理出來的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管利用。

　　文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔20xx〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20xx)執(zhí)行；

　　基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》(TB/T1588-20xx)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-20xx)、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行；

　　會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))執(zhí)行；

　　聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號(hào))執(zhí)行；

　　照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20xx)執(zhí)行。

　　第十六條立卷、歸檔應(yīng)做到：

　　(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　(二)正確反映項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況，有利于保管、查找和利用。

　　(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔，并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

　　(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全，分類準(zhǔn)確，組卷合理；卷內(nèi)公文排列系統(tǒng)，編號(hào)清楚；案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，語言通順；裝訂要整齊、結(jié)實(shí)，卷皮字跡要工整。

　　第十七條歸檔時(shí)間：

　　文書檔案：當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

　　基本建設(shè)檔案：業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔，施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。

　　會(huì)計(jì)檔案：在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案)向檔案室移交。

　　招投標(biāo)檔案：應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。

　　科學(xué)研究檔案：應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。

　　設(shè)備儀器檔案：應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

　　電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。

　　第十八條沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文，在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊(cè)銷毀，秘密及以上公文要填寫銷毀清單，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第十九條檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值，從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時(shí)間(現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測(cè)，確定需要保存的檔案和保存時(shí)間，銷毀已失去價(jià)值的檔案，達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過保管期限的檔案適時(shí)提出銷毀建議，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

　　第二十條工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借，如需調(diào)閱、復(fù)印，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條項(xiàng)目竣工后，各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

　　第四章附則

　　第二十二條本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十三條本辦法自發(fā)布之日起施行。