檔案管理流程

　　導語：文章論述了檔案制度指導的必要性，以及如何加強檔案管理流程，使檔案管理更加系統(tǒng)化、條理化、科學化。

　　檔案管理流程

　　一、檔案管理

　　檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。

　　二、業(yè)務指導

　　(一)提高有關領導及檔案管理工作人員認識

　　檔案記錄著本單位的各種活動，其中蘊藏著大量的有關本單位的經濟、政治、文化等信息，對本單位回顧歷史、總結經驗，有著不可或缺的作用。同時，檔案管理作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對檔案的接收工作做的不及時，就會使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對日后的使用帶來困難。因此，有關領導及相關人員務必要提高警惕，加強對檔案管理工作重要性的認識，使本單位的資料檔案的管理有序。

　　(二)檔案管理的指導人員要加強自身的常規(guī)業(yè)務建設

　　管理人員要時刻注意自己的職責是指導與監(jiān)督而不是參與具體的工作。平時要多在如何加強自身的指導藝術上下功夫，例如：可以在網上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網絡中一些專業(yè)的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項常規(guī)性、基礎性業(yè)務工作，搞好每年的年度立卷工作，對鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規(guī)范化目標管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導人員可以組織對新到的人員進行一個短期的培訓以增強他們的專業(yè)技能，減少因業(yè)務不熟練而造成的錯誤。

　　(三)指導人員要對本檔案室的檔案工作情況做到心中有數(shù)

　　指導人員在加強自身的業(yè)務建設的同時還要對本館室的檔案做到心中有數(shù)，不能只是提高自身而忽略對基本工作的落實。對于工作中存在的問題要根據(jù)國家和省檔案主管部門出臺的各種業(yè)務規(guī)范性文件和辦法及時提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進行。對于因為由于理解不同而造成的問題，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會對“一事”理解掌握不準，甚至出現(xiàn)“一文一卷”的做法，針對這種情況，就要求指導人員及時利用年度立卷檢查、案卷質量抽查等各種機會做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯誤做法。

　　(四)建立完善網絡檔案管理

　　檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經費短缺的困境。建立網絡檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數(shù)字檔案建設與服務工程”項目建設的客觀要求。所謂檔案指導網絡，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網絡體系。通過檔案指導網絡的建設，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時，要選拔那些網絡技術基礎好的工作人員，組成專門的指導與管理部門，以便從組織上保證這項技術含量高、復雜難度大的工作能夠準確落實。

　　(五)指導人員要注意語言藝術

　　指導人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導時要注意語言的藝術性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準確傳達給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑;在講解工作時，要有針對性，做到簡練、準確，做到對下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說;同時，還要注意個人的形象，堅持服務第一，奉獻至上，言必行，行必果的原則。

　　(六)指導人員的管理手段要與時俱進

　　社會不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導人員的指導手段要圍繞檔案工作的基本職能與時俱進，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務水平。例如，化以前的紙質檔案收藏為如今的網絡管理，提高檔案的利用率;加強與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長處，補充本館的不足，從而促進本館的發(fā)展。

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